Terug naar lijst

Je hebt een mooi rapport gemaakt in Power BI. Het is tijd om deze te delen met je collega’s. Je stuurt het .pbix bestand door naar je collega of je zet het op een netwerklocatie. Na een aantal weken wordt het bestand door veel mensen gebruikt. Je loopt alleen tegen een aantal punten aan:

  • Er kan maar 1 collega tegelijk in het .pbix bestand
  • De gegevens in het rapport worden niet automatisch bijgewerkt
  • Iedereen kan het dashboard bewerken

De oplossing om al deze problemen op te lossen is om gebruik te maken van de Power BI online service.

Wat is de Power BI online service?

De Power BI online service is een online omgeving van Microsoft waarin Power BI rapporten, datasets en dashboards gepubliceerd kunnen worden. Op basis van een eigen inlog kunnen meerdere mensen tegelijk in verschillende Power BI rapporten en kan de brondata automatisch bijgewerkt worden.

Wat heb ik nodig om gebruik te maken van de Power BI online service?

Allereerst heb je een inlog nodig in de Power BI online service. Deze kun je aanmaken via: https://powerbi.microsoft.com/nl-nl/landing/signin/. Maak je al gebruik van Office 365 zakelijk? Dan worden deze gegevens gebruikt om een account aan te maken.

Om de gepubliceerde dashboards te delen met andere personen dien je te beschikken over een Power BI Pro licentie. Ook de persoon met wie het dashboard gedeeld wordt heeft een Power BI Pro licentie nodig. Een korte handleiding voor het aanschaffen van deze licentie staat op deze pagina beschreven: https://docs.microsoft.com/nl-nl/power-bi/service-admin-purchasing-power-bi-pro

Gebruik maken van App’s en App werkruimten

Power BI online maakt gebruik van App’s om een rapport of dashboard te delen. In een App-werkruimte bepaal je de inhoud van de App en welke gegevens gedeeld worden.

Stap 1: een werkruimte aanmaken

Vanuit Power BI kan ook een App-werkruimte aangemaakt worden. Dit gaat via de knop ‘App-werkruimte maken’. Vul de naam van de werkruimte in. Voeg eventueel andere personen toe die ook toegang moeten hebben tot de werkruimte. Dit zijn bijvoorbeeld mensen met wie je samen de App ontwikkeld. Kijkgebruikers van het rapport moeten hier niet toegevoegd worden.

Stap 2: de App-werkruimte vullen

In een App wil je Power BI dashboards en/of Excel bestanden delen. Het toevoegen van Power BI dashboards kan op meerdere manieren:

  1. Uploaden via Power BI desktop
  2. Uploaden van .pbix bestand
  3. Verbinding maken met een online database of vanuit diverse online bronnen zoals Google Analytics

2.1. Uploaden via Power BI Desktop

Open Power BI desktop en open een bestaand .pbix bestand of maak een rapport aan. Klik op de knop ‘Publish’ of ‘Publiceren’.

2.2. Uploaden van .pbix bestand

Open Power BI online (https://app.powerbi.com) en ga naar de werkruimte. Klik linksonderin op ‘Gegevens ophalen’ en daarna op ‘Bestanden’. Kies daarna voor ‘Bestanden’ en selecteer het .pbix bestand.

2.3. Verbinding maken met een online database of vanuit diverse online bronnen zoals Google Analytics.

In deze blog wordt hier niet verder op ingegaan.

Stap 3: de werkruimte delen

De laatste stap is bepalen welke onderdelen in de App gepubliceerd worden en de App publiceren. Ga hiervoor naar de werkruimte en vink per dashboard of rapport aan of deze opgenomen moet worden in de App. Klik op de knop ‘App publiceren’. In het volgende scherm moet een omschrijving van de App gevuld worden. Daarnaast moeten in de tabjes ‘Inhoud’ ingevuld worden wat de startpagina van de App is.

In het tabblad Access geef je aan voor wie de App beschikbaar moet worden. De app kan beschikbaar gemaakt worden voor de hele organisatie, specifieke groepen of specifieke gebruikers. Klik na het invullen van deze gegevens op ‘Voltooien’.

Stap 4: de App openen

Open in de online omgeving het onderdeel ‘Apps’ via de navigatiebalk aan de linkerkant. Klik op de knop ‘Apps downloaden’ en download de app die je net gepubliceerd hebt. De app wordt geïnstalleerd en kan daarna geopend worden.

Voordelen bij het gebruik van Apps en App-werkruimten

Een aantal voordelen bij het gebruik van Apps en App-werkruimten:

  • In de App werkruimte kun je meerdere rapporten publiceren zonder deze aan de eindgebruiker beschikbaar te stellen;
  • Door gebruik te maken van meerdere type gebruikers in de App-werkruimte kun je op deze manier OTAP omgeving inrichten;
  • Een verzameling van meerdere rapporten en/of dashboards kan in 1 keer gedeeld worden met een groot publiek.

Mocht je vragen hebben of ergens tegenaan lopen, laat het me weten!