Sinds kort experimenteren we bij KT-Vision met het gebruik van Quip, een tool van het gelijknamige bedrijf dat eind 2016 door Salesforce werd overgenomen. Een snelle Google search leert dat Quip een platform is dat het samenwerken en delen van bestanden gemakkelijker maakt. Wellicht roept dit bij jou dezelfde vraag op als die wij onszelf stelden: wat maakt Quip anders dan bijvoorbeeld de Google G-Suite, Office 365 of Dropbox voor Business? In deze blog wil ik dat graag toelichten.

Voor de samenwerking in documenten en het delen hiervan zijn er meerdere oplossingen beschikbaar. Zo zijn er bijvoorbeeld de G-Suite van Google, Microsoft Office 365, Dropbox en Box.com. Bij KT-Vision gebruiken we op dit moment voornamelijk de G-Suite voor bestandsdeling en samenwerking. Het met meerdere mensen samenwerken aan en delen van deze documenten gebeurt voornamelijk via de mail. Terwijl je mailbox vol blijft stromen, moet je op bepaalde ogenblikken opzoeken aan wie en wanneer je een bepaald bestand hebt gestuurd.

En dat is exact wat Quip vergemakkelijkt: het combineert teams, documenten en communicatie in een naadloze ervaring. Op die manier is een document geen bestand wat een persoon maakt en naar iemand toestuurt, maar een ‘living document’ waar iedereen aan bij kan dragen en wat je documenten en de daaraan gerelateerde communicatie op één plek houdt. Conversaties omtrent een project worden gebundeld aan het bijbehorende document, terwijl iedereen real-time aanpassingen kan doen en samen aan dat document kan werken. Je kunt je collega’s taggen om deze ergens bij te betrekken of op te attenderen, ze taken toewijzen, een agenda insluiten en zo zijn er talloze mogelijkheden om de samenwerking makkelijker te maken.

Een tweede kracht van Quip is de integratie met Salesforce. Deze vergemakkelijkt je werk, en beperkt de momenten dat je moet switchen naar het CRM. Deze integratie werkt twee kanten op, je kunt in Quip een gekoppeld record in het CRM live aanpassen, maar je kunt ook real-time gegevens in het Quip document weergeven. Rapporten uit Salesforce open je met een klik in een spreadsheet in Quip. Die gegevens zijn live, dus wanneer er iets wordt aangepast in Salesforce blijft de spreadsheet actueel. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken tijdens een verkoopgesprek, of analyseren en gebruiken om betere beslissingen te nemen.

Een ander voorbeeld is een document van het management waarin live-gegevens vanuit Salesforce worden gebruikt om een budgetplanning te maken en te controleren. Live gegevens kunnen worden vergeleken met het eerder gestelde budget, er kan eenvoudig worden samengewerkt, en doordat gegevens live zijn, kan er tijdig worden ingegrepen wanneer er het risico bestaat dat uitgaven het budget overschrijden. Met de Quip-component kun je eenvoudig bestanden aan records in het CRM koppelen, bijvoorbeeld een Opportunity, waardoor deze eenvoudig vindbaar zijn voor het team.

Daarnaast zijn er Quip apps voor ieder platform. Er is een desktop variant voor zowel Windows als Mac, via de Appstore is de app te downloaden voor iPhone of iPad, en ook in de Play Store is de app te vinden. Ze zien er niet alleen mooi uit, maar ze werken prettig, zijn snel en synchroniseren wijzigingen direct met alle andere apparaten en apps. Een groot voordeel van de desktop app is dat je geen internetverbinding nodig hebt om te kunnen werken. Zodra je weer verbinding krijgt, worden alle wijzigingen direct doorgevoerd. Ongeacht waar je bent kun je je werk uitvoeren.

Een interessante toevoeging aan het Quip platform zijn de live-apps. In documenten kun je meerdere functionaliteiten middels deze live apps toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld een Kanban board met To Do’s maken, een timer instellen, een poll toevoegen of een kalender insluiten. Met deze live-apps worden schakelmomenten tussen een aantal applicaties fors verminderd, omdat je team alles op een plek heeft. Een concreet voorbeeld hierbij is een document waarin je de agenda, acties en andere input voor een meeting combineert. Voor deze meeting heb je een uur beschikbaar, maar er zijn te veel onderwerpen om tijdens die meeting te kunnen behandelen. Middels een poll kun je polsen welke onderwerpen voor het team het belangrijkst zijn en hiermee de prioriteit bepalen. De taken die voor deze meeting staan kun je indelen middels kaarten in een Kanban overzicht, waar iedereen in kan schuiven. Tijdens de meeting kan het document worden aangevuld met alle relevante informatie die er wordt besproken. Op die manier is dat document niet iets statisch, maar ‘leeft’ en is het een centrale plek waar alles rondom die meeting in gebundeld is.

Door de combinatie van teams, documenten en communicatie neemt Quip de problemen weg rondom het delen en beheren van deze documenten. Er hoeft niet meer te worden gezocht in de mail waar een bepaald bestand gebleven is, en het opzoeken van de laatste versie is ook niet meer relevant; doordat Quip van ieder document een ‘living document’ maakt is er maar één versie in omloop. Alles op één plek, en altijd de laatste versie bij de hand.

Wij experimenteren nog even door met deze tool maar zijn toch al behoorlijk enthousiast. Wil je nog meer weten over Quip (video)? Neem gerust contact met ons op. We sparren graag met je over de mogelijkheden.