Terug naar lijst

Iedere Salesforce gebruiker kent de agenda wel, of je deze nu gebruikt of niet. Als je de agenda nog niet gebruikt, is dat bewust of maak je al gebruik van een andere agenda? In deze blog neem ik je mee in de functionaliteiten, mogelijkheden en beperkingen in het gebruik van de agenda in Salesforce.

In de Salesforce agenda kunnen eenvoudig nieuwe afspraken toegevoegd worden. Dit kan direct op het tabblad van de agenda of op ieder ander tabblad (object) waar de activiteitensectie beschikbaar is. Vervolgens kunnen de afspraken per dag, week of maand overzichtelijk weergegeven worden in de agenda. Een afspraak wordt standaard gekoppeld aan één contactpersoon. Met een aanvullende instelling is het ook mogelijk om meerdere contactpersonen toe te voegen. Dit kan als volgt geactiveerd worden. Ga in de setup naar activiteitinstellingen en vink de optie ‘gebruikers toestaan om meerdere contactpersonen te relateren aan taken en events’ aan.

Het voordeel hiervan is dat de afspraak aan de activiteitentijdlijn wordt toegevoegd van elk contactpersoon en aan de tijdlijn van het primaire account van deze contactpersoon.

Daarnaast kan het erg nuttig zijn om afspraken van collega’s in te zien. Hier is ook een optie voor, namelijk het delen van de Salesforce agenda. Om dit mogelijk te maken dient een Salesforce beheerder de instellingen voor de agenda aan te passen, zodat agendagegevens van andere gebruikers zichtbaar gemaakt kunnen worden (zie onderstaand stappenplan).

  1. Ga naar de setup
  2. Zoek op ‘instellingen voor delen’
  3. Selecteer bij het object agenda ‘details weergeven en events toevoegen’

Wanneer de rechten voor het delen van agenda’s goed ingericht zijn kan een gedeelde agenda van een collega toegevoegd worden door in het blokje van de agenda’s het tandwiel (bij andere agenda’s) te selecteren en een gedeelde agenda toe te voegen.

Bij het toevoegen van een agenda kan ook gekozen worden voor openbare agenda’s en resources. Deze moeten eerst aangemaakt worden in de agenda-instellingen in de setup. Met openbare agenda’s kun je bijvoorbeeld projectplanningen of vakanties beheren. De resource agenda kan gebruikt worden voor het beheer van materiaal of vergaderzalen. Om een agenda-item aan te maken in een openbare agenda kun je bij het aanmaken van een agenda-item het item toewijzen aan de openbare agenda. Een resource kan toegevoegd worden in het deelnemersveld bij het aanmaken of wijzigen van een afspraak. Per resource wordt standaard gevalideerd of de resource op dat moment beschikbaar. In het geval dat de resource niet beschikbaar is zal het systeem een foutmelding geven bij het opslaan van de wijzigingen.

Naast het direct toevoegen van afspraken in de agenda is het ook mogelijk om vanaf ieder object (standaard of aangepast) records weer te geven als afspraken in de agenda. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld de sluitingsdata van opportunities als agenda-items opgenomen worden in de agenda. Aan de hand van de volgende stappen kan voor ieder willekeurig datum- of datum/tijdveld op een object agenda-items aangemaakt worden.

  1. Klik op het tandwiel naast Mijn agenda’s op nieuwe agenda

2. Kies een object (bijvoorbeeld Opportunity of Gespreksverslagen)

3. Vul de naam, start en duur van agenda-items in.

Met behulp van dit totaaloverzicht van activiteiten ben je nog beter in staat om je tijd en afspraken efficiënt in te delen.

Bij het gebruik en de inrichting van de agenda is het goed om je van de volgende punten bewust te zijn.

  • Gebruikers kunnen de agenda die ze gemaakt hebben op basis van de data in Salesforce objecten niet delen met andere gebruikers. Dit betekent dat iedere gebruiker deze agenda zelf aan moet maken.
  • In een rapport wordt een activiteit met meerdere contactpersonen opgeslagen als meerdere, losse activiteiten. Stel dat je 3 personen toevoegt aan één afspraak, dan levert dit 3 verschillende taken op in de rapportages en dashboards.
  • Het is niet mogelijk om weekenden te verbergen in de agenda.
  • Na een jaar worden activiteiten gearchiveerd en worden ze niet standaard meer getoond in de agenda en rapporten. Wel kun je gearchiveerde activiteiten gewoon blijven zien in de activiteitensectie op het betreffende gerelateerde record.

We kunnen concluderen dat de agenda in Salesforce een erg mooie manier is om individuele en gedeelde afspraken, activiteiten en de beschikbaarheid van resources overzichtelijk weer te geven. Aan de hand van bovenstaande stappen kan iedere gebruiker (met voldoende gebruikersrechten) agenda’s aanmaken en delen. Mocht je er toch niet helemaal uit komen of heb je andere vragen met betrekking tot agendabeheer in Salesforce? Neem dan gerust contact met ons op of laat hier een reactie achter.