Binnen Power BI zijn er twee soorten rapporten beschikbaar: Power BI dashboards en gepagineerde rapporten. Terwijl dashboards dienen om grote hoeveelheden data inzichtelijk te maken met behulp van visuele elementen en interacties, hebben gepagineerde rapporten een andere functie. Ze zijn ontworpen om gedownload en gedeeld te worden, en bevatten geformatteerde informatie die altijd op één pagina past. Dit maakt ze uitermate geschikt om af te drukken en te verspreiden.
Het kenmerkende van paginated reports is dat alle benodigde informatie op één pagina wordt weergegeven. Dit maakt het eenvoudig om rapporten te printen en te delen binnen een organisatie. De rapporten kunnen in verschillende bestandsindelingen worden geëxporteerd, zoals PDF, Word, XML, PowerPoint en Excel, waardoor ze op verschillende manieren verspreid kunnen worden.
Hoe maak je een paginated report?
Het maken van een paginated report begint met het gebruik van de Power BI Report Builder. Hierin ontwerp je een ‘rapportdefinitie’, waarin je bepaalt welke gegevens moeten worden ingeladen, waar deze vandaan komen en hoe ze visueel moeten worden weergegeven. Wanneer het rapport wordt bijgewerkt, worden de gegevens opgehaald en gecombineerd met de ingestelde lay-out, waarna het rapport wordt gegenereerd. Ten slotte kan het rapport worden gepubliceerd in de Power BI-service, waar het samen met andere rapporten beschikbaar is.
De kracht van een paginated report
Ten eerste zorgen ze ervoor dat bij het afdrukken alle informatie wordt weergegeven zoals deze in het rapport staat. Bij exporteren naar bijvoorbeeld Excel kunnen details verloren gaan, maar paginated reports maken automatisch meerdere pagina’s aan om alle informatie te behouden. Daarnaast bieden paginated reports de mogelijkheid om op regelmatige tijdstippen geüpdatete versies van het rapport te ontvangen via e-mail. Dit zorgt ervoor dat analisten altijd de gewenste informatie in dezelfde lay-out ontvangen.
Voorbeelden
Concrete voorbeelden van het gebruik van paginated reports zijn onder andere het maandelijks analyseren van verkoopcijfers en automatisch delen met het managementteam. Een ander voorbeeld is een rapport met meerdere pagina’s waarop uitgaande facturen worden weergegeven, waarbij elke pagina dezelfde lay-out heeft maar verschillende factuurgegevens. Daarnaast kunnen paginated reports worden gebruikt voor het tonen van informatie over nieuwe klanten of medewerkers, of bijvoorbeeld het presenteren van diploma’s met dezelfde opmaak maar verschillende namen en behaalde resultaten.
Factuur
Maandelijkse analyse verkoopcijfers
Wanneer gebruik je welke variant?
Het is belangrijk om de juiste variant te kiezen op basis van de specifieke behoeften. Paginated reports zijn ideaal wanneer je op consistente wijze steeds andere informatie wilt weergeven, zoals regelmatige updates van meetwaarden en KPI’s, automatische e-mails of gestandaardiseerde documenten. Power BI-reports zijn daarentegen meer geschikt voor het analyseren van grote hoeveelheden data en het ontdekken van trends. Door het gebruik van filters en interactieve navigatie binnen het rapport, kunnen gebruikers op verschillende manieren met de data werken en inzichten verkrijgen.
Conclusie
Kortom, paginated reports in Power BI bieden een gestructureerde en deelbare manier om informatie te presenteren. Ze zijn ideaal voor het consistent weergeven van steeds veranderende gegevens en het delen van geformatteerde rapporten. Aan de andere kant zijn Power BI-reports meer gericht op het analyseren en verkennen van grote datasets met behulp van interactieve mogelijkheden. Door de juiste variant te kiezen, kan je optimaal gebruikmaken van Power BI om aan je specifieke rapportagebehoeften te voldoen.
Meer weten over onze oplossingen?
Onze consultants hebben veel ervaring binnen een grote verscheidenheid aan branches.
Eens verder brainstormen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Maak kennis met onze specialist Arnoud van der Heiden.
Wellicht herkent u een van deze vraagstukken.
Inmiddels hebben wij ruime ervaring opgedaan met Business Intelligence. Wij staan ook u graag te woord bij vragen of opmerkingen.