Wat is CPQ en is het iets voor jou?

Veel Salesforce gebruikers hebben de term CPQ al wel eens voorbij zien komen. CPQ staat voor Configure-Price-Quote en houdt in de basis in dat je (mogelijk complexe) producten kunt configureren en op basis daarvan offertes kunt opstellen, inclusief aantallen, prijzen, kortingen, bundels enzovoorts.

Het goede nieuws is dat Salesforce Sales Cloud het fundament van deze functionaliteit standaard aan boord heeft. Je kunt werken met producten, prijsboeken en kortingen. Je kunt producten toevoegen aan je Opportunities en je kunt vandaar Quotes maken die je direct als PDF kunt versturen naar klanten. En met rapportage, Forecasting en Revenue Schedules zijn de inkomsten inzichtelijk. Dit is hoe veel organisaties werken met Salesforce, en dat voldoet vaak uitstekend.

Meer, groter en complexer

Er komt echter vaak een moment dat de wensen rondom productconfiguraties uitbreiden en uitstijgen boven wat Salesforce standaard aanbiedt. Bedrijven willen het toevoegen van producten nog gebruiksvriendelijker maken, waarbij verkopers door een aantal vragen wordt geleid en aan de hand daarvan automatisch de juiste producten worden toegevoegd. Of de wens is dat bepaalde productcombinaties nooit samen geselecteerd mogen worden. Of dat kortingen automatisch berekend worden aan de hand van een aantal regels. Of dat contractverlengingen op het juiste moment automatisch als Opportunity of Taak worden aangemaakt.

De mogelijkheden

Op dat moment wordt het tijd om uit te zoeken hoe deze gewenste CPQ functionaliteit geïmplementeerd kan worden. In essentie zijn er daarbij drie opties:

CPQ buiten Salesforce. Soms kiezen bedrijven ervoor om het configureren van de producten buiten Salesforce te doen, in een externe CPQ-applicatie of in bijvoorbeeld Google Spreadsheets of Excel. De resulterende producten worden vervolgens op de Opportunity ingevoerd en voorzien van de juiste prijs. Nadeel van deze oplossing is dat het werken in meerdere pakketten in de praktijk niet echt overzichtelijk is, fouten in de hand werkt en arbeidsintensief is. Daarbij is het voor verkopers of helpdeskmedewerkers niet eenvoudig mogelijk om bij een bepaalde prijs uit te leggen hoe die is opgebouwd. Een CPQ-applicatie buiten Salesforce heeft dus behoorlijk wat nadelen, en bevelen we niet aan als het ook mogelijk is om CPQ direct binnen Salesforce te implementeren.

CPQ-applicatie binnen Salesforce. Er zijn veel bedrijven die applicaties gemaakt hebben om kleinere of grotere CPQ-functionaliteit binnen Salesforce te ondersteunen. Het voordeel van de kleine pakketten is daarbij dat ze gunstig geprijsd zijn en soms heel direct aansluiten op de CPQ wensen die er binnen een organisatie leven. Als tegenhanger zijn er dan ook nog de grote CPQ-applicaties die veel meer CPQ scenario’s ondersteunen maar vaak ook veel meer kosten. Qua functionaliteit moet je dan denken aan dingen als Guided Selling, automatisch generen van verlengingen, Revenue Recognition, factuur-generatie en het bijhouden van betalingen. In kort dus niet alleen het Lead-to-Quote gedeelte maar ook het Quote-to-Cash gedeelte. Salesforce heeft zelf een aantal jaar geleden de CPQ-applicaties van Steelbrick en InvoiceIT opgekocht en verkoopt die nu als respectievelijk Salesforce CPQ en Salesforce Billing. Een nadeel van een standaard CPQ-applicatie is wel dat je tot op zekere hoogte gebonden bent aan wat het pakket levert en bij sommige grotere pakketten minder invloed hebt op de ontwikkeling van het pakket.

CPQ zelf in Salesforce bouwen. Het is binnen Salesforce ook mogelijk om de gewenste CPQ-functionaliteit zelf in Salesforce te bouwen door middel van een aantal extra velden, keuzeschermen en stukken maatwerk. We zien dit vaak gebeuren in twee scenario’s:

De eerste is als de CPQ wensen nog niet zo complex zijn. Dan is het vaak goed mogelijk om deze met behulp van configuratie- of maatwerk in Salesforce te bouwen. En inderdaad: een extra veld, rapport of een automatische renewal job is zo gebouwd. Een nadeel is echter dat CPQ wensen over de tijd vaak toenemen en dat er dus steeds meer en meer bijgebouwd moet worden, en er ook steeds meer onderhoud nodig is. Op een gegeven moment kan het dan qua proces en kosten toch verstandiger zijn om niet zelf te bouwen maar voor een CPQ-applicatie te kiezen die de CPQ wensen standaard afdekt.

Daarbij komen we dan bij het tweede scenario. Het gebeurt namelijk al snel dat de CPQ wensen door geen enkele applicatie helemaal worden afgedekt, of dat er een relatief groot en prijzige CPQ-applicatie moet worden aangeschaft terwijl maar specifieke kleine onderdelen worden gebruikt. Dan kan men alsnog voor (gedeeltelijk) maatwerk kiezen.

Het maken van een keuze

Het maken van een keuze is een lastig proces. Hiervoor is het nodig dat er iemand is die inhoudelijk thuis is op het gebied van CPQ, die helemaal begrijpt welke CPQ wensen er leven binnen een organisatie en die tegelijkertijd helemaal weet wat er binnen Salesforce mogelijk is, zowel qua configuratie, maatwerk en het gebruik van CPQ-applicaties. Wij hebben door de jaren heen inmiddels een standaardaanpak ontwikkeld waarmee we organisaties door middel van één of meerdere workshops door dit proces helpen en adviseren in de juiste aanpak om de wensen op het gebied van CPQ vorm te geven.