Als je binnen een organisatie werkzaam bent, is de kans groot dat e-mail een cruciaal onderdeel vormt van je dagelijkse communicatie. Of het nu gaat om het versturen van offertes naar potentiële klanten, het delen van informatie met bestaande klanten, of het uitwisselen van nieuws met partners, e-mails bevatten waardevolle gegevens over je klanten en prospects. Het is daarom begrijpelijk dat veel bedrijven streven naar integratie van hun e-mailcommunicatie in Salesforce. Door deze integratie krijg je een nog completer beeld van je klanten en prospects, wat van onschatbare waarde kan zijn voor je verkoop-, service- en marketingactiviteiten. In deze blog deel ik graag vier handige tips die het werken met e-mails in Salesforce eenvoudiger en effectiever maken.
Tip 1: E-mails direct binnen laten komen in Salesforce met een EmailHandler
Zoals eerder beschreven in andere blogs, is het mogelijk om bijvoorbeeld Outlook, Gmail of Exchange te integreren met Salesforce. Hiermee verbind je je eigen e-mailsysteem met Salesforce, waardoor relevante e-mails zichtbaar worden binnen Salesforce. Echter, voor een nog efficiënter gebruik kan het lonen om een zogenaamde EmailHandler te implementeren. Met een EmailHandler creëer je een speciaal e-mailadres binnen Salesforce. Wanneer mensen naar dit e-mailadres mailen (of wanneer je zelf de e-mail naar dit adres doorstuurt), wordt de e-mail direct ontvangen door de EmailHandler in jouw Salesforce-omgeving. In de EmailHandler heb je volledige controle over hoe de e-mail wordt afgehandeld. Wil je de e-mail bijvoorbeeld alleen koppelen aan een contactpersoon? Of direct een case aanmaken? Je kunt zelfs op basis van trefwoorden in de e-mail automatische acties instellen, zoals het toewijzen aan een specifieke wachtrij, of het automatisch bepalen van de taal of urgentie. Met een EmailHandler zijn de mogelijkheden eindeloos!
Tip 2: E-mail sturen met een andere afzender
Wanneer je een e-mail beantwoordt in Salesforce, wordt deze standaard verzonden vanuit jouw eigen naam. Echter, het kan ook voordelig zijn om e-mails te versturen vanuit een ander e-mailadres, zoals een info@ adres of zelfs het adres van een partner waarvoor jullie e-mails afhandelen. Het goede nieuws is dat dit mogelijk is! Dit wordt gerealiseerd door middel van zogenaamde Organization Wide Emailaddresses. Hierbij voer je bijvoorbeeld het info@ adres van een partner in als Organization Wide Emailaddress. Vervolgens wordt er een e-mail gestuurd naar het info@ adres met het verzoek om te bevestigen dat jouw Salesforce omgeving e-mails namens dit adres mag verzenden. Door middel van een bevestigingsknop kan jouw partner dit goedkeuren, waarna je direct het info@ adres kunt instellen als het ‘van’ e-mailadres bij al je e-mails. Het is echter van belang om enkele technische configuraties uit te voeren om ervoor te zorgen dat ook de ontvangers van de e-mails accepteren dat de e-mails afkomstig zijn van het partnerdomein via Salesforce. Maar hier kunnen wij je verder bij helpen.
Tip 3: E-mail Tracking
Een eenvoudige maar krachtige functie waarvan veel mensen niet op de hoogte zijn, is de mogelijkheid om e-mails automatisch te tracken vanuit Salesforce. Tracking houdt in dat je kunt zien of een verzonden e-mail is geopend en wanneer dit is gebeurd, zonder dat je hiervoor een persoonlijke bevestiging van de ontvanger nodig hebt. Het activeren van e-mailtracking kan worden gedaan in de e-mailconfiguratie onder “Setup → Feature Settings → Sales → Activity Settings → Enable E-mail Tracking” en werkt vervolgens voor alle HTML-gebaseerde e-mails. Dit betekent dat bij e-mails die gebruikmaken van aangepaste, HTML- of Visualforce-e-mailsjablonen automatisch een trackelement wordt toegevoegd tijdens het verzenden. Wanneer de ontvanger de e-mail opent, zorgt dit trackelement ervoor dat Salesforce registreert dat de e-mail is geopend. Het is echter belangrijk om op te merken dat sommige e-mailservers deze trackelementen kunnen verwijderen of al activeren, waardoor het systeem niet volledig waterdicht is. Desondanks blijft dit een waardevolle functie die volledig geïntegreerd is in Lightning.
Tip 4: E-mails vanuit processen ook zichtbaar maken onder de Contactpersoon
Veel mensen zijn zich waarschijnlijk bewust van de mogelijkheid om e-mails te versturen vanuit een proces, een functie die erg handig is omdat het via configuratie automatisch e-mails kan versturen na specifieke activiteiten. Denk hierbij aan het sturen van een bevestigingsmail bij het aanmaken van een Case, of een herinneringsmail wanneer een Factuur dreigt te verlopen. Echter, wat opvalt bij deze procesgestuurde e-mails, is dat ze niet standaard zichtbaar zijn in de activiteitenbalk van een Contactpersoon of ander gerelateerd object. Dit kan hinderlijk zijn, aangezien je dan niet direct kunt zien of de e-mail daadwerkelijk is verstuurd, en je mist tevens de inhoudelijke informatie van de e-mail achteraf. Deze procesmails worden dan als het ware ‘spookmails’, waarvan er geen visueel bewijs is dat ze ooit zijn verstuurd. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een oplossing ontwikkeld waardoor deze e-mails wel degelijk zichtbaar worden onder een Contactpersoon of gerelateerd object. Het mooie hieraan is dat je proces ongewijzigd kan blijven zoals het was.
Mocht je meer willen weten over EmailHandlers, e-mail tracking of het zichtbaar maken van proces-e-mails bij contactpersonen, dan helpen we je graag verder.
Meer weten over onze oplossingen?
Onze consultants hebben veel ervaring binnen een grote verscheidenheid aan branches.
Eens verder brainstormen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Maak kennis met onze specialist Arnoud van der Heiden.
Wellicht herkent u een van deze vraagstukken.
Inmiddels hebben wij ruime ervaring opgedaan met customer engagement. Wij staan ook u graag te woord bij vragen of opmerkingen.
Salesforce is een Cloud gebaseerd softwareplatform dat organisaties helpt om hun verkoop, marketing en klantenservice te beheren en te automatiseren. Het kan een groot verschil maken in de manier waarop uw bedrijf zakendoet, zoals meer inzicht krijgen in de behoeften van uw klanten en uw salesproces stroomlijnen.
Growteq is een gecertificeerde Salesforce-partner met een team van ervaren consultants die de implementatie van Salesforce kunnen begeleiden. Ze hebben een bewezen trackrecord in het succesvol implementeren van Salesforce-oplossingen en bieden ondersteuning tijdens en na de implementatie.
Een Salesforce-implementatie is het proces waarbij Salesforce wordt geïntegreerd in uw bedrijfsprocessen. Dit omvat onder meer het configureren van Salesforce om aan uw specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen, het migreren van gegevens en het trainen van uw personeel om de nieuwe software te gebruiken.
De duur van een Salesforce-implementatie hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Een typische implementatie duurt echter tussen de drie en zes maanden.
De kosten van een Salesforce-implementatie kunnen variëren afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Growteq biedt verschillende pakketten aan om aan de behoeften van verschillende klanten te voldoen.
Ja, Salesforce is ontworpen om intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Bovendien biedt Growteq training en ondersteuning aan om ervoor te zorgen dat uw personeel de software goed begrijpt en kan gebruiken.
Growteq biedt verschillende soorten ondersteuning, waaronder onderhoud, training en voortdurende ondersteuning voor het oplossen van problemen en het aanpassen van Salesforce aan uw veranderende bedrijfsbehoeften.
Om te beginnen met de implementatie van Salesforce kunt u contact opnemen met Growteq om een afspraak te maken voor een gratis consult. Ze zullen u helpen bij het begrijpen van uw bedrijfsbehoeften en u adviseren over de beste manier om Salesforce te implementeren.
