Hoe voorkom je duplicaten in jouw Salesforce data?

Gepubliceerd op: 20 december 2017Laatst bijgewerkt op: 13 februari 2024

In veel databases komen duplicaten voor, wat tot vervelende situaties kan leiden. Er is niets frustrerender dan ontdekken dat een prospect al door een collega is benaderd, of niet weten welk telefoonnummer je moet bellen wanneer een zoekopdracht naar een bedrijf twee dezelfde bedrijfsnamen oplevert met verschillende telefoonnummers. Als iedere gebruiker de data up-to-date houdt, is de kans veel kleiner dat je contact opneemt met een prospect die al benaderd is. Alle relevante informatie van een account of contactpersoon ligt dan vast in één record, wat het doorzoeken naar de juiste informatie vereenvoudigt en het vertrouwen in het systeem vergroot. Dit draagt bij aan het behoud van schone data in de Salesforce-omgeving.

Wat zijn de mogelijkheden in Salesforce?

Tijdens implementaties vragen veel klanten zich af hoe Salesforce omgaat met duplicaten. Standaard kunnen dubbele gegevens gewoon worden ingevoerd, maar het is ook mogelijk om deze handmatig te schonen. Daarnaast biedt Salesforce out-of-the-box functionaliteit om duplicaten in de data te voorkomen, namelijk: Duplicate Management. Met dit mechanisme kunnen duplicaten worden gevonden in Accounts, Person Accounts, Contactpersonen, Leads en Aangepaste Objecten, evenals tussen objecten onderling.

Hoe werkt Duplicate Management?

Om Duplicate Management in te richten, moeten een aantal zaken worden geconfigureerd: Matching Rules en Duplicate Rules. Matching Rules zijn criteria die worden ingesteld om duplicaten te identificeren, terwijl Duplicate Rules aangeven wat Salesforce moet doen wanneer duplicaten worden ontdekt. De opties voor het behandelen van duplicaten omvatten onder andere het blokkeren van het aanmaken van een nieuw record, het geven van een waarschuwing, of het toevoegen van het potentieel dubbele record aan een rapport voor handmatige controle.

Een voorbeeld van het toevoegen van een Contactpersoon illustreert de werking van Duplicate Management: wanneer vergelijkbare gegevens worden ingevoerd, zal Salesforce een lijst van mogelijke duplicaten tonen op basis van de matching rules. De Duplicate Rule bepaalt vervolgens wat de gebruiker met het record kan doen, bijvoorbeeld het blokkeren van de aanmaak van een nieuw record. Zie ook de figuur hierboven:

Een Salesforce-gebruiker maakt een nieuw contactpersoon aan.
Op basis van de matching rules geeft Salesforce een lijst van mogelijke duplicaten.
De Duplicate Rule bepaalt wat de gebruiker met het record kan doen. In dit voorbeeld zorgt de Duplicate Rule ervoor dat de Contactpersoon niet aangemaakt kan worden.

Is Duplicate Management ook nuttig in een bestaande Salesforce omgeving?

Absoluut! Duplicate Management kan op elk moment worden ingericht, zelfs als er al dubbele data aanwezig is. Door Duplicate Management in te stellen, kunnen mogelijke duplicaten worden weergegeven in een gerelateerde lijst op de pagina, waardoor gebruikers de mogelijkheid hebben om records te vergelijken en samen te voegen. Dit vereenvoudigt het handmatig opschonen van gegevens in een bestaande omgeving.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Duplicate Management en het samenvoegen van dubbele gegevens? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Meer weten over onze oplossingen?

Onze consultants hebben veel ervaring binnen een grote verscheidenheid aan branches.
Eens verder brainstormen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Maak kennis met onze specialist Arnoud van der Heiden.

Contact opnemen

Wellicht herkent u een van deze vraagstukken.

Inmiddels hebben wij ruime ervaring opgedaan met customer engagement. Wij staan ook u graag te woord bij vragen of opmerkingen.

Salesforce is een Cloud gebaseerd softwareplatform dat organisaties helpt om hun verkoop, marketing en klantenservice te beheren en te automatiseren. Het kan een groot verschil maken in de manier waarop uw bedrijf zakendoet, zoals meer inzicht krijgen in de behoeften van uw klanten en uw salesproces stroomlijnen.

Growteq is een gecertificeerde Salesforce-partner met een team van ervaren consultants die de implementatie van Salesforce kunnen begeleiden. Ze hebben een bewezen trackrecord in het succesvol implementeren van Salesforce-oplossingen en bieden ondersteuning tijdens en na de implementatie.

Een Salesforce-implementatie is het proces waarbij Salesforce wordt geïntegreerd in uw bedrijfsprocessen. Dit omvat onder meer het configureren van Salesforce om aan uw specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen, het migreren van gegevens en het trainen van uw personeel om de nieuwe software te gebruiken.

De duur van een Salesforce-implementatie hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Een typische implementatie duurt echter tussen de drie en zes maanden.

De kosten van een Salesforce-implementatie kunnen variëren afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Growteq biedt verschillende pakketten aan om aan de behoeften van verschillende klanten te voldoen.

Ja, Salesforce is ontworpen om intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Bovendien biedt Growteq training en ondersteuning aan om ervoor te zorgen dat uw personeel de software goed begrijpt en kan gebruiken.

Growteq biedt verschillende soorten ondersteuning, waaronder onderhoud, training en voortdurende ondersteuning voor het oplossen van problemen en het aanpassen van Salesforce aan uw veranderende bedrijfsbehoeften.

Om te beginnen met de implementatie van Salesforce kunt u contact opnemen met Growteq om een afspraak te maken voor een gratis consult. Ze zullen u helpen bij het begrijpen van uw bedrijfsbehoeften en u adviseren over de beste manier om Salesforce te implementeren.