Velthuizen Keukens verkoopt keukens en badkamers en begeleidt complete verbouwingen. Met twaalf adviseurs, meerdere specialisaties en een volle agenda groeide de planning al snel uit de bestaande Excel-sheets.
Growteq ontwikkelde een maatwerk planningsportaal dat automatisch rekening houdt met skills, quota en beschikbaarheid. Het resultaat: een schaalbare en betrouwbare planning die elke dag werkt.
De planning bij Velthuizen Keukens werd beheerd via Excel-documenten en Outlook-agenda’s. In een kleinere setting werkte dat prima, maar met groeiende complexiteit ontstonden er knelpunten.
Met twaalf adviseurs, elk met eigen specialisaties en capaciteitslimieten, werd het steeds lastiger om snel antwoord te geven op vragen als:
Geen acute problemen, maar wel een duidelijk signaal dat de planningsoftware niet meer schaalde.
Bestaande systemen boden geen oplossing. Het ERP-systeem (Simar) ondersteunde deze vorm van plannen niet, en Outlook miste het overzicht zodra meerdere factoren tegelijk moesten worden meegenomen.
Growteq ontwikkelde een maatwerk planningsportaal dat automatisch de juiste afspraken toont op basis van drie slimme criteria.
Het systeem weet precies welke adviseur geschikt is voor welk type afspraak. Alleen relevante tijdslots worden getoond, afgestemd op de klantvraag.
Elke adviseur heeft een maximaal aantal afspraken per week. Het planningsportaal bewaakt dit automatisch en voorkomt overbelasting.
Afspraken die langer duren dan één tijdslot worden automatisch correct ingepland. Dankzij een slim algoritme blijft de planning altijd kloppend en efficiënt.
Het portaal is geïntegreerd met Outlook, ActiveCampaign en de Microsoft Graph API. Bij livegang waren alle agenda’s direct gevuld met vooruitgeplande, correcte tijdslots.
De planningsafdeling stapte direct over op het nieuwe planningssysteem. De Excel-werkwijze werd volledig uitgefaseerd.
Telefonisten kunnen nu met vertrouwen gesprekken voeren, omdat het systeem:
Werk je met medewerkers met verschillende specialisaties of capaciteitslimieten? En wordt je planning nog beheerd in Excel of een standaard agendatool?
Dan is de kans groot dat je tegen dezelfde beperkingen aanloopt.
Een maatwerk planningsportaal helpt je om:
Benieuwd wat slimme planningssoftware voor jouw organisatie kan doen?
