Growteq heeft voor Stichting Openbaar Onderwijs Utrecht een organisatiebreed managementinformatie portal ontwikkeld. Dit portal biedt online inzicht in zaken als de exploitatie, subsidie, personeelsbezetting en loonkosten van 32 aangesloten scholen in Utrecht. Het portal is zo ingericht dat individuele schooldirecties op een zeer gebruiksvriendelijke manier inzicht hebben in het reilen en zeilen van hun eigen school. Voor het stafbureau van SPO Utrecht combineert het portal zowel financiële als operationele cijfers tot een overzichtelijk (geconsolideerde) managementrapportage van alle scholen.
Growteq heeft zich als echte kennispartner laten zien en weet alle ins en outs van AFAS. De wijze waarop de data geïmporteerd en gemodelleerd is maakt de oplossing robuust en toekomstvast. De op maat gemaakte KPI dashboards zorgen ervoor dat we dichter bij de informatie kunnen zitten om betere beslissingen te nemen.
De Stichting openbaar Primair Onderwijs, kortweg SPO Utrecht genoemd, is een bovenschoolse stichting met een eigen stafbureau. Het stafbureau regelt de financiële zaken en neemt veel administratieve taken uit handen van de scholen zelf. Ook verzorgt SPO de managementinformatie voor de schooldirecties en het eigen stafbureau.
De personeel- en salarisadministratie (PSA) en financiële administratie van de scholen wordt gedaan in de modules HRM/Payroll en Financieel van AFAS Online. De gegevens uit AFAS Online werden vervolgens weergeven in een verouderd managementinformatie systeem. Dat systeem was niet in staat de benodigde rapportages op een snelle en gebruiksvriendelijke manier weer te geven. Jurg Hendriks, medewerker personeel en financiën bij SPO Utrecht zegt hierover: “Vanwege de beperkingen van ons informatiesysteem had de financiële afdeling moeite om op een snelle, eenduidige manier informatie beschikbaar te stellen. Onze informatievoorziening bleek onvoldoende en in sommige gevallen was de getoonde informatie zelfs onbetrouwbaar.”
Eind 2014 besloot SPO Utrecht op zoek te gaan naar een nieuwe managementinformatie systeem en schreef een aanbesteding uit. In de aanbesteding was niet alleen de technische oplossing van belang maar juist ook het kennisniveau van de aanbieder. De vraag was een hoogwaardige dienstverlening te bieden – kwalitatief goed, flexibel en efficiënt. Growteq had het meest aantrekkelijke aanbod. Het sloot aan bij het programma van eisen van de onderwijsstichting. Ook de verhouding prijs-kwaliteit was gunstig. Hennie Leene, controller bij SPO Utrecht zegt over de keus: “Doorslag voor ons heeft de kennis en kunde gegeven die Growteq in huis heeft op het gebeid van financiële en administratieve processen.”
Nadat de aanbesteding gegund was is Growteq aan de slag gegaan. Het project startte met het bepalen van de gewenste rapportagestructuur en technische infrastructuur waarop het nieuwe managementinformatie systeem zou gaan draaien. Het uitgangspunt was dat de medewerkers overal en altijd op een veilige manier gebruik konden maken van managementinformatie. Bovendien wilde SPO Utrecht naar een cloud-based infrastructuur met managed services, zodat zij de voordelen van een cloud-leveringsmodel benutten, zoals schaalbaarheid en flexibiliteit.
Een volgende stap was de ontsluiting en overdracht van de relevante gegevens uit AFAS Online. Er diende hierbij niet alleen rekening gehouden te worden met de huidige de informatiebehoefte van SPO maar ook met de inrichting van AFAS Online en eventuele toekomstige veranderingen binnen het applicatielandschap. Hieronder wordt de door Growteq gerealiseerde rapportage-architectuur schematisch weergegeven.
De belangrijkste elementen van de rapportage architectuur zijn een MS SQL Server Datawarehouse en een BI tool als rapportage en analyseoplossing. De MS SQL Server Datawarehouse leest de benodigde data rechtstreeks in uit AFAS Online. Dit gebeurt middels zogenaamde GetConnectoren. Deze GetConnectoren zijn op basis van de informatiebehoefte van SPO Utrecht door Growteq ontwikkeld. Vervolgens worden de BI dashboards elke nacht ‘gevoed’ vanuit het Datawarehouse. Aanpassingen in de primaire administratie in AFAS Online – in de huidige verslagperiode of een doorgevoerde correctie in het verleden – worden dan ook binnen één dag verwerkt in het management portaal van SPO Utrecht.
In de KPI dashboards worden vervolgens een aantal bewerkingen toegepast op de brondata. Dit gebeurt in het datamodel-deel, waarin nieuwe berekeningen en andere transformaties op de data kunnen worden toegepast. De gewenste rapportages en analyses worden vervolgens visueel in dashboards weergegeven.
Na het regelen van de data-overdacht werden er verschillende ‘checks & balances’ uitgevoerd op de betrouwbaarheid en aansluiting van de data. Vervolgens werden de managementinformatie dashboards ontwikkeld in de BI oplossing. De dashboards werden ontwikkeld vanuit het oogpunt van twee duidelijk onderscheiden gebruikersgroepen. Beide gebruikersgroepen hebben elk hun eigen informatie- en analysebehoefte:
Het management portaal voor SPO Utrecht is dus opgebouwd uit de meerdere managementinformatie dashboards. Elk dashboard heeft een eigen onderwerp en kan vanuit de centrale landingspagina (portaal) door een schooldirectie of stafmedewerkers van SPO Utrecht benaderd kan worden. Na het inloggen via een veilige (versleutelde) verbinding hebben de gebruikers toegang tot de volgende dashboards met managementinformatie:
Het Loonkosten dashboard toont het loonkostenoverzicht op aanstellingsniveau (kostendrager) en per medewerker. Voor elke verloonde periode worden de details van de begrote en gerealiseerde loonkosten weergeven. Door middel van een centrale cockpit worden de belangrijkste indicatoren van het uitputtingsoverzicht lonen weergegeven. Het gaat hierbij om de volgende drie indicatoren:
Het financieel dashboard is vanwege haar omvang opgedeeld in vier onderwerpen. Met het financieel dashboard beschikt SPO Utrecht over de belangrijkste overzichten, zoals exploitatie, balans en subsidieruimte. Met de uitgebreide analysemogelijkheden kan vervolgens continu gemonitord en geanalyseerd worden. Zo is het mogelijk om de begroting af te zetten tegen realisatie en in te zoomen tot op de individuele grootboekmutatie. Ook is het mogelijk om direct vanuit het QlikView management dashboard een kopie van de originele factuur op te halen en binnen dezelfde omgeving te bekijken.
Het bezettings- en verzuimdashboard beidt meer operationeel georiënteerde inzichten, zoals formatie & bezetting, ziekteverzuim, mobiliteit (in-uitdienst, tijdelijke contracten) en personalia. De formatie is uitgesplitst in de belangrijke componenten zoals: bruto, BAPO, tijdelijke uitbreiding en verlof, waardoor er inzage is in de netto formatie. Directies en stafmedewerkers hebben inzicht in de actuele verzuimcijfers en trends op groepsniveau, per school tot op medewerker niveau.
Na een voorspoedig ontwikkeltraject is het managementinformatie systeem up-and-running en beschikbaar voor de 32 aangesloten scholen. Het belangrijkste aandachtspunt bij de uitrol naar de schooldirecteuren was de gebruiksvriendelijkheid. Directeur Arnoud van der Heiden zegt hierover: “Je maakt analyses voor mensen die niet gewend zijn om daar dagelijks mee om te gaan. Dat houdt in dat je de informatie zo helder mogelijk moet presenteren, zodat de gebruiker in één oogopslag ziet of hij krijgt wat hij zoekt. Want als je iets krijgt wat je niet begrijpt, gebruik je het niet. We moesten ons dus opleggen om niet te denken vanuit je eigen kennis en kunde, maar vanuit de mensen die níet de hele dag met cijfers in de weer zijn. Een BI oplossing biedt daar de mogelijkheden voor. Ook op dat vlak bewijst het product zijn flexibiliteit. Met onze BI oplossing is het een koud kunstje om door de hele analyse heen een uniforme opmaak te hanteren. Dat bevordert de ‘leesbaarheid’ aanzienlijk.”
Het proces als geheel is heel soepel verlopen. Het succes is met name te danken aan voldoende en duidelijke (interne en externe) communicatie en een prettige samenwerking tussen opdrachtgever SPO Utrecht en leverancier Growteq. Terugblikkend zegt SPO controller Leene: “Growteq heeft zich als echte kennispartner laten zien en weet goed welke vragen en problemen wij als onderwijsorganisatie ervaren. Met de BI dashboards zorgt Growteq er met ons voor dat onze schooldirecteuren dichter bij de informatie kunnen zitten om betere beslissingen te nemen. Het is belangrijk dat onze schooldirecteuren zelfstandig en ad hoc vragen kunnen stellen en informatie kunnen verwerken zonder dat er altijd tussenkomst van onze specialisten noodzakelijk is. De vragen die zij morgen willen stellen weten ze immers vandaag nog niet. Verder zullen we op termijn met dit systeem opvallend minder tijd kwijt zijn met analyses en het opstellen van rapportages, dus ook op dat gebied gaan we sterk vooruit.”
