De belangrijkste elementen van de rapportage architectuur zijn een MS SQL Server Datawarehouse en een BI tool als rapportage en analyseoplossing. De MS SQL Server Datawarehouse leest de benodigde data rechtstreeks in uit AFAS Online. Dit gebeurt middels zogenaamde GetConnectoren. Deze GetConnectoren zijn op basis van de informatiebehoefte van SPO Utrecht door Growteq ontwikkeld. Vervolgens worden de BI dashboards elke nacht ‘gevoed’ vanuit het Datawarehouse. Aanpassingen in de primaire administratie in AFAS Online – in de huidige verslagperiode of een doorgevoerde correctie in het verleden – worden dan ook binnen één dag verwerkt in het management portaal van SPO Utrecht.
In de KPI dashboards worden vervolgens een aantal bewerkingen toegepast op de brondata. Dit gebeurt in het datamodel-deel, waarin nieuwe berekeningen en andere transformaties op de data kunnen worden toegepast. De gewenste rapportages en analyses worden vervolgens visueel in dashboards weergegeven.
Gebruikersgroepen
Na het regelen van de data-overdacht werden er verschillende ‘checks & balances’ uitgevoerd op de betrouwbaarheid en aansluiting van de data. Vervolgens werden de managementinformatie dashboards ontwikkeld in de BI oplossing. De dashboards werden ontwikkeld vanuit het oogpunt van twee duidelijk onderscheiden gebruikersgroepen. Beide gebruikersgroepen hebben elk hun eigen informatie- en analysebehoefte:
- De eerste gebruikersgroep wordt gevormd door de medewerkers van het stafbureau van SPO Utrecht. Zij gebruiken de dashboards om de resultaten van alle scholen van te bekijken en op basis hiervan scholen te adviseren op het gebied van bedrijfsvoering. Naast overzichten met kengetallen hebben zij diepgaande analyse- en rapportagemogelijkheden om naar op zoek te gaan naar trends en achterliggende oorzaken onderzoeken.
- De tweede gebruikersgroep zijn de schooldirecties van de 32 aangesloten scholen. Voor de directeuren is er een gebruiksvriendelijke landingspagina ontwikkeld. Op deze landingspagina zien zij in een oogopslag de belangrijkste kengetallen van hun eigen school zoals de afwijking van de begroting, subsidieruimte en ziekteverzuim. Vanuit de landingspagina kunnen ze vervolgens doorklikken naar detailpagina’s met de informatie van hun eigen schoolvestiging(en)
Managementinformatie dashboards
Het management portaal voor SPO Utrecht is dus opgebouwd uit de meerdere managementinformatie dashboards. Elk dashboard heeft een eigen onderwerp en kan vanuit de centrale landingspagina (portaal) door een schooldirectie of stafmedewerkers van SPO Utrecht benaderd kan worden. Na het inloggen via een veilige (versleutelde) verbinding hebben de gebruikers toegang tot de volgende dashboards met managementinformatie:
Loonkosten dashboard
Het Loonkosten dashboard toont het loonkostenoverzicht op aanstellingsniveau (kostendrager) en per medewerker. Voor elke verloonde periode worden de details van de begrote en gerealiseerde loonkosten weergeven. Door middel van een centrale cockpit worden de belangrijkste indicatoren van het uitputtingsoverzicht lonen weergegeven. Het gaat hierbij om de volgende drie indicatoren:
- Begrotingsverschil: Het begrotingsverschil is de totale afwijking tussen de daadwerkelijke totale loonkosten en de begrote totale loonkosten (ofwel realisatie t.o.v. begroting).
- Volume-effect: Het volume-effect is dat deel van het begrotingsverschil dat wordt veroorzaakt door een af- of toename van het aantal FTE.
- Prijseffect: Het prijseffect is dat deel het begrotingsverschil dat wordt veroorzaakt door een af- of toename van de loonkosten zelf.
Financieel dashboard
Het financieel dashboard is vanwege haar omvang opgedeeld in vier onderwerpen. Met het financieel dashboard beschikt SPO Utrecht over de belangrijkste overzichten, zoals exploitatie, balans en subsidieruimte. Met de uitgebreide analysemogelijkheden kan vervolgens continu gemonitord en geanalyseerd worden. Zo is het mogelijk om de begroting af te zetten tegen realisatie en in te zoomen tot op de individuele grootboekmutatie. Ook is het mogelijk om direct vanuit het QlikView management dashboard een kopie van de originele factuur op te halen en binnen dezelfde omgeving te bekijken.
Bezettings- en verzuim dashboard
Het bezettings- en verzuimdashboard beidt meer operationeel georiënteerde inzichten, zoals formatie & bezetting, ziekteverzuim, mobiliteit (in-uitdienst, tijdelijke contracten) en personalia. De formatie is uitgesplitst in de belangrijke componenten zoals: bruto, BAPO, tijdelijke uitbreiding en verlof, waardoor er inzage is in de netto formatie. Directies en stafmedewerkers hebben inzicht in de actuele verzuimcijfers en trends op groepsniveau, per school tot op medewerker niveau.
Resultaten
Na een voorspoedig ontwikkeltraject is het managementinformatie systeem up-and-running en beschikbaar voor de 32 aangesloten scholen. Het belangrijkste aandachtspunt bij de uitrol naar de schooldirecteuren was de gebruiksvriendelijkheid. Directeur Arnoud van der Heiden zegt hierover: “Je maakt analyses voor mensen die niet gewend zijn om daar dagelijks mee om te gaan. Dat houdt in dat je de informatie zo helder mogelijk moet presenteren, zodat de gebruiker in één oogopslag ziet of hij krijgt wat hij zoekt. Want als je iets krijgt wat je niet begrijpt, gebruik je het niet. We moesten ons dus opleggen om niet te denken vanuit je eigen kennis en kunde, maar vanuit de mensen die níet de hele dag met cijfers in de weer zijn. Een BI oplossing biedt daar de mogelijkheden voor. Ook op dat vlak bewijst het product zijn flexibiliteit. Met onze BI oplossing is het een koud kunstje om door de hele analyse heen een uniforme opmaak te hanteren. Dat bevordert de ‘leesbaarheid’ aanzienlijk.”
Het proces als geheel is heel soepel verlopen. Het succes is met name te danken aan voldoende en duidelijke (interne en externe) communicatie en een prettige samenwerking tussen opdrachtgever SPO Utrecht en leverancier Growteq. Terugblikkend zegt SPO controller Leene: “Growteq heeft zich als echte kennispartner laten zien en weet goed welke vragen en problemen wij als onderwijsorganisatie ervaren. Met de BI dashboards zorgt Growteq er met ons voor dat onze schooldirecteuren dichter bij de informatie kunnen zitten om betere beslissingen te nemen. Het is belangrijk dat onze schooldirecteuren zelfstandig en ad hoc vragen kunnen stellen en informatie kunnen verwerken zonder dat er altijd tussenkomst van onze specialisten noodzakelijk is. De vragen die zij morgen willen stellen weten ze immers vandaag nog niet. Verder zullen we op termijn met dit systeem opvallend minder tijd kwijt zijn met analyses en het opstellen van rapportages, dus ook op dat gebied gaan we sterk vooruit.”