De Sales Cloud stelt Trendfactory in staat eenvoudig leads vast te leggen, nieuwe klanten werven en het verkoopproces volgen. Taken zoals het bijwerken of inzien van klantgegevens en vastleggen van een gespreksnotitie kunnen snel en eenvoudig worden uitgevoerd vanaf elk verbonden apparaat.
Voor de switch naar Salesforce, werkte Trendfactory met de Remote Desktop oplossing (RDP) FileMaker. Hier kleefde wel wat nadelen aan. Naast dat de layout niet meer van deze tijd was en het programma langzaamaan gedateerd raakte, miste het programma de flexibiliteit om het net wat meer naar eigen hand te zetten. Zo werkten de Franse, Spaanse, Duitse en Nederlandse collega’s met een Nederlandse versie van het programma, omdat een vertaling niet mogelijk was. Daarnaast was het geen ‘in de cloud’-oplossing. Kortom: Het systeem was niet meer geschikt voor het ambitieuze, internationaal samenwerkende salesteam van Trendfactory.
Na de implementatie door Growteq, is Trendfactory nu in staat om binnen Salesforce alle stappen van hun verkoopproces vast te leggen: Vanaf het eerste contactmoment tot aan het daadwerkelijk leveren van de producten. Dit proces begint vaak vanaf het moment dat er een nieuwe bestelling geplaatst wordt, waarna je langs allerlei gegenereerde documenten, automatische mailtjes, status updates etc. uiteindelijk uitkomt bij een geleverde order en een betaalde factuur.
Het nieuwe proces wordt gekenmerkt door de volgende functionaliteiten:
Met één klik op de knop kan men zowel een offerte, order confirmation, pakbon of factuur generen en uitsturen.
Regelmatig heeft Trendfactory ergens een handtekening voor nodig. Met de Salesforce-oplossing merk je hier niets van. Men krijgt een preview van het te ondertekenen document te zien, waarna er achter de schermen e-mails uitgaan totdat de desbetreffende persoon ondertekend heeft.
Op iedere klant ligt een ‘preferred language’ vast. Alle e-mails en documenten voor die klant staan automatisch in de juiste taal.
In Salesforce wordt in de kern van het proces gebruik gemaakt van een queue. Op deze manier kan de backoffice samenwerken op de orderverwerking. Als er iemand ziek is, maakt dit het heel makkelijk om even zijn/haar taken over te nemen.
Alle medewerkers kunnen alle historie binnen Salesforce inzien, ook al kan niet iedereen zomaar facturen opstellen.
Gedurende het salesproces werken de statussen van Sales Orders, Shipments en Invoices nauw samen. Hierdoor kan men snel en eenvoudig inzicht krijgen in alles waar een actie aan gekoppeld is. Zo zorgt de invoice ervoor dat de sales order weer wordt vrijgegeven als een vooruitbetaling gedaan is, of zo zorgt de shipment ervoor dat je als gebruiker een seintje krijgt dat er gefactureerd kan worden zodra de spullen geleverd zijn.
Ten allen tijden kun je een overzicht krijgen van alles wat er voor jou open staat.
We laten zo weinig mogelijk knopjes, veldjes en dingetjes zien. Hierdoor blijft het programma overzichtelijk, en dit bevordert de gebruiksvriendelijkheid.
Om de gebruikers zoveel mogelijk zelfredzaam te maken, is Growteq ook bezig om hen tooling aan te bieden waarmee ze zelf excel bestanden kunnen opstellen, en zo producten, kortingen etc. in batch kunnen importeren.
Er is een complete marketingroute opgesteld met Leads en Campaigns.
Aan de hand van het land van bestemming, de automatische VAT-nummer verificatie en nog wat andere factoren, wordt de juiste BTW op het juiste moment verrekend. Er is een complete integratie met Exact Online, waar de betaling verder afgehandeld wordt. Sales prijzen worden volledig custom voor de klant samengesteld, onder andere door vastgelegde partner discounts.
In salesforce wordt iedere nacht de live-voorraad opgehaald van het eigen warenhuis (Dobbe). Vanuit salesforce worden shipments naar Dobbe gestuurd, om daar gepickt en verstuurd te worden. Er staat een DHL integratie op de planning, zodat de status van de shipment in het vervolg up-to-date is.
Na de implementatie van Salesforce begonnen de trainingen. Door praktisch aan de slag te gaan, maakten we de gebruikers van Trendfactory wegwijs is het systeem. Backoffice en frontoffice werden apart getraind, omdat die een erg afwijkend takenpakket hebben. Daarnaast is het ene team 100% Nederlands, terwijl het andere team heel internationaal is. Zo kon de training passend gemaakt worden aan de behoeften van beide groepen. Ook volgt er nog een admin training. Hierna kunnen ze zelf imports uitvoeren, dashboards maken en statistieken ophalen uit het systeem.
De retail- en consumentensector is in fundamentele transitie door veranderingen in klantgedrag en technologie. E-commerce groeit al jaren met dubbele cijfers wereldwijd. Het is dan ook van het grootste belang om je toegevoegde waarde voor het voetlicht te brengen en een uitmuntende service te verlenen. De bedrijven die in de toekomst succesvol zijn, begrijpen de kracht van hun merk en weten waartoe ze in staat zijn als ze samenwerken met de juiste partijen.
Trendfactory is de B2B partner van Rituals. Zij zijn verantwoordelijk voor de distributie van selectieve producten en giftsets aan zakelijke klanten.
