Binnen Power BI zijn er twee soorten rapporten beschikbaar: Power BI dashboards en gepagineerde rapporten. Terwijl dashboards dienen om grote hoeveelheden data inzichtelijk te maken met behulp van visuele elementen en interacties, hebben gepagineerde rapporten een andere functie. Ze zijn ontworpen om gedownload en gedeeld te worden, en bevatten geformatteerde informatie die altijd op één pagina past. Dit maakt ze uitermate geschikt om af te drukken en te verspreiden.
Het kenmerkende van paginated reports is dat alle benodigde informatie op één pagina wordt weergegeven. Dit maakt het eenvoudig om rapporten te printen en te delen binnen een organisatie. De rapporten kunnen in verschillende bestandsindelingen worden geëxporteerd, zoals PDF, Word, XML, PowerPoint en Excel, waardoor ze op verschillende manieren verspreid kunnen worden.
Hoe maak je een paginated report?
Het maken van een paginated report begint met het gebruik van de Power BI Report Builder. Hierin ontwerp je een ‘rapportdefinitie’, waarin je bepaalt welke gegevens moeten worden ingeladen, waar deze vandaan komen en hoe ze visueel moeten worden weergegeven. Wanneer het rapport wordt bijgewerkt, worden de gegevens opgehaald en gecombineerd met de ingestelde lay-out, waarna het rapport wordt gegenereerd. Ten slotte kan het rapport worden gepubliceerd in de Power BI-service, waar het samen met andere rapporten beschikbaar is.
De kracht van een paginated report
Ten eerste zorgen ze ervoor dat bij het afdrukken alle informatie wordt weergegeven zoals deze in het rapport staat. Bij exporteren naar bijvoorbeeld Excel kunnen details verloren gaan, maar paginated reports maken automatisch meerdere pagina’s aan om alle informatie te behouden. Daarnaast bieden paginated reports de mogelijkheid om op regelmatige tijdstippen geüpdatete versies van het rapport te ontvangen via e-mail. Dit zorgt ervoor dat analisten altijd de gewenste informatie in dezelfde lay-out ontvangen.
Voorbeelden
Concrete voorbeelden van het gebruik van paginated reports zijn onder andere het maandelijks analyseren van verkoopcijfers en automatisch delen met het managementteam. Een ander voorbeeld is een rapport met meerdere pagina’s waarop uitgaande facturen worden weergegeven, waarbij elke pagina dezelfde lay-out heeft maar verschillende factuurgegevens. Daarnaast kunnen paginated reports worden gebruikt voor het tonen van informatie over nieuwe klanten of medewerkers, of bijvoorbeeld het presenteren van diploma’s met dezelfde opmaak maar verschillende namen en behaalde resultaten.
Factuur
Maandelijkse analyse verkoopcijfers
Wanneer gebruik je welke variant?
Het is belangrijk om de juiste variant te kiezen op basis van de specifieke behoeften. Paginated reports zijn ideaal wanneer je op consistente wijze steeds andere informatie wilt weergeven, zoals regelmatige updates van meetwaarden en KPI’s, automatische e-mails of gestandaardiseerde documenten. Power BI-reports zijn daarentegen meer geschikt voor het analyseren van grote hoeveelheden data en het ontdekken van trends. Door het gebruik van filters en interactieve navigatie binnen het rapport, kunnen gebruikers op verschillende manieren met de data werken en inzichten verkrijgen.
Conclusie
Kortom, paginated reports in Power BI bieden een gestructureerde en deelbare manier om informatie te presenteren. Ze zijn ideaal voor het consistent weergeven van steeds veranderende gegevens en het delen van geformatteerde rapporten. Aan de andere kant zijn Power BI-reports meer gericht op het analyseren en verkennen van grote datasets met behulp van interactieve mogelijkheden. Door de juiste variant te kiezen, kan je optimaal gebruikmaken van Power BI om aan je specifieke rapportagebehoeften te voldoen.
Meer weten over onze oplossingen?
Onze consultants hebben veel ervaring binnen een grote verscheidenheid aan branches.
Eens verder brainstormen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Maak kennis met onze specialist Arnoud van der Heiden.
Wellicht herkent u een van deze vraagstukken.
Inmiddels hebben wij ruime ervaring opgedaan met Business Intelligence. Wij staan ook u graag te woord bij vragen of opmerkingen.
Business Intelligence (BI) is het technologie gedreven proces van gegevensanalyse dat bedrijven in staat stelt om waardevolle inzichten te halen uit hun gegevens. BI-oplossingen kunnen helpen bij het verzamelen, analyseren en presenteren van bedrijfsgegevens om betere beslissingen te nemen en concurrentievoordeel te behalen.
BI richt zich op het verzamelen, analyseren en presenteren van historische en huidige gegevens om bedrijfsprestaties te meten en te rapporteren. BA daarentegen richt zich meer op het voorspellen van toekomstige trends en mogelijkheden door geavanceerde analysemethoden en -modellen toe te passen op gegevens.
Het gebruik van BI-oplossingen kan bedrijven helpen om hun prestaties te verbeteren, betere beslissingen te nemen en concurrerend te blijven. Het kan hen helpen om inzicht te krijgen in klantgedrag, trends te identificeren, kosten te verlagen, de efficiëntie te verbeteren en nieuwe zakelijke kansen te ontdekken.
Growteq biedt verschillende BI-oplossingen aan, waaronder Power BI van Microsoft, QlikView en Qlik Sense, Tableau en SAP BusinessObjects. Elk van deze oplossingen heeft zijn eigen sterke punten en functies, en kan worden aangepast aan de behoeften van een bedrijf.
Ja, Growteq kan bedrijven helpen bij het implementeren van BI-oplossingen door het bieden van strategisch advies, consultancy en implementatiediensten. Ze werken samen met klanten om oplossingen op maat te maken die aan hun specifieke behoeften voldoen en hen helpen om waarde te halen uit hun gegevens.
De kosten van BI-oplossingen kunnen variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de omvang van de implementatie en de gekozen oplossing. Growteq werkt samen met klanten om oplossingen te vinden die passen bij hun budget en behoeften. De voordelen van het gebruik van BI-oplossingen kunnen echter vaak opwegen tegen de kosten, omdat ze bedrijven kunnen helpen om hun prestaties te verbeteren en hun concurrentievoordeel te behalen.
De implementatie van een BI-oplossing omvat meestal de volgende stappen:
- Definiëren van de doelstellingen en vereisten van het BI-project
- Verzamelen en integreren van relevante gegevens uit verschillende bronnen
- Het ontwikkelen van een datawarehouse om de gegevens op te slaan in een logisch model
- Implementatie van dashboards, KPI’s en visualisatie voor gegevenspresentatie
- Training van medewerkers
- Continue monitoring en optimalisatie van de BI oplossing
BI maakt verschillende soorten analyses mogelijk, waaronder:
- Descriptive analyse: Hierbij worden historische gegevens gebruikt om te begrijpen wat er in het verleden is gebeurd.
- Diagnostische analyse: Hierbij wordt onderzocht waarom bepaalde gebeurtenissen of trends zich hebben voorgedaan
- Voorspellende analyses: Hierbij worden gegevens en modellen gebruikt om toekomstige gebeurtenissen en trends te kunnen voorspellen
- Prescriptive analyse: Hierbij worden aanbevelingen gedaan over mogelijke acties op basis van analyse en voorspelling
Enkele populaire BI-tools zijn o.a.:
- Microsoft Power BI
- QlikView
- Qlik Sense
- Tableau
- MicroStrategy
- IBM Cognos
Business Intelligence (BI) kan gegevens uit verschillende bronnen gebruiken, zoals:
- Interne databases en systemen (bijv. CRM-systemen, ERP-systemen)
- Externe gegevensbronnen (bijv. marktonderzoekgegevens, sociale media)
- Gestructureerde gegevens (bijvoorbeeld databases en spreadsheets)
- Ongestructureerde gegevens (bijv. tekstuele gegevens, e-mails, logboeken etc.)
- Big data-bronnen (bijv. sensorgegevens, weblogs)
Growteq heeft ervaring met al deze bronnen.
Selfservice BI verwijst naar het vermogen van niet-technische gebruikers om zelfstandig gegevens te verkennen, te analyseren en rapporten en dashboards te maken met behulp van gebruiksvriendelijke BI-tools. Enkele voordelen van selfservice BI zijn o.a.:
- Verminderde afhankelijkheid van IT-afdelingen voor rapportage en analyses
- Snellere besluitvorming doordat gebruikers direct toegang hebben tot benodigde gegevens
- Verhoogde flexibiliteit en aanpasbaarheid bij het verkennen van gegevens
- Stimuleert gegeven gestuurde cultuur binnen de organisatie
