Ben je een Salesforce-gebruiker die de Sales Cloud al inzet, maar nog geen gebruik maakt van Producten en Offertes? Dan is het de moeite waard om te overwegen hoe deze functies je verkoopprocessen kunnen optimaliseren. In deze blog bespreken we de voordelen van het gebruik van Producten en Offertes in Salesforce en bekijken we hoe Configure-Price-Quote (CPQ) functionaliteit de kracht van je verkooporganisatie verder kan vergroten.
Producten en Offertes in Salesforce
Salesforce Opportunities, ofwel verkoopkansen, vormen de kern van je verkoopproces. Met Salesforce kun je deze kansen nauwlettend volgen en beheren, en je hebt op elk moment inzicht in je verwachte omzet. Een belangrijk onderdeel van een Opportunity is de waarde die wordt bepaald door de producten en diensten die je verkoopt. De manier waarop je deze producten en diensten vastlegt, heeft directe invloed op de voordelen die je uit je Salesforce-investering haalt.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Om Producten en Offertes effectief te gebruiken, is het essentieel om een artikelbestand in Salesforce aan te maken. Hierin kun je je producten benoemen, categoriseren en zelfs extra kenmerken toevoegen. Door producten aan een Prijslijst toe te voegen, kun je eenvoudig prijzen instellen. Hetzelfde product kan in verschillende prijslijsten voorkomen, waardoor je flexibel bent in het hanteren van prijzen voor verschillende landen, segmenten of jaren.
Het toevoegen van producten aan een Opportunity is eveneens eenvoudig, en je kunt dit doen via een intuïtieve wizard. Hierdoor kunnen de geselecteerde producten worden weergegeven op de Opportunity zelf.
Vervolgens, wanneer de interesse van je prospect voldoende is, kun je vanuit de Opportunity een nieuwe Offerte aanmaken. Deze Offerte stelt je in staat om op basis van de gekozen producten een aantrekkelijk voorstel te maken. Bovendien kunnen aanpassingen en herzieningen eenvoudig worden bijgehouden door het maken van nieuwe versies van de Offerte. Wanneer je een Offerte aanmaakt, worden de producten van de Opportunity gekopieerd naar de Offerte, wat garandeert dat er geen discrepanties ontstaan tussen de Opportunity en de Offerte.
Om Offertes te standaardiseren in zowel inhoud als opmaak, biedt Salesforce de mogelijkheid om Offertesjablonen toe te voegen. Deze sjablonen genereren overzichten van de producten en totaalbedragen, en kunnen worden gepersonaliseerd met account- en contactgegevens. Voor meer vrijheid in het aanpassen van offertesjablonen, kun je overwegen om tools zoals Conga Composer te gebruiken, waarmee je offertedocumenten volledig in lijn met je huisstijl en wensen kunt opstellen.
Wat zijn de voordelen van Producten en Offertes in Salesforce?
Het gebruik van Producten, Offertes en CPQ in Salesforce brengt aanzienlijke voordelen met zich mee:
- Nauwkeurige Opportunity-waarde: Het totale Opportunity-bedrag wordt berekend op basis van de som en het aantal van de producten, inclusief eventuele kortingen. Dit zorgt voor een nauwkeurige weergave van de verwachte omzet.
- Verbeterde gebruiksvriendelijkheid: Met Salesforce Producten hoeven er geen product-gerelateerde velden meer aangemaakt of ingevuld te worden op de Opportunity om de opbouw van het Opportunity-bedrag vast te leggen.
- Flexibele prijsinstelling: Je kunt standaardprijzen toewijzen aan producten in het artikelbestand, maar deze prijzen kunnen indien nodig worden aangepast voor specifieke Opportunities.
- Gedetailleerde inzichten: Met Producten kun je gedetailleerde rapportages genereren over de omzet per product of productcategorie. Dit biedt inzicht in de productmix van verkopers en stelt je in staat om kortingen op productniveau te volgen.
- Standaardisatie van Offertes: Het gebruik van Offertesjablonen zorgt ervoor dat elke verkoopmedewerker offertes in dezelfde opmaak en stijl kan genereren.
CPQ-functionaliteit in Salesforce
Salesforce-gebruikers die meer willen dan alleen basisfunctionaliteit voor Producten en Offertes, hebben misschien al eens gehoord van CPQ, oftewel Configure-Price-Quote. CPQ stelt je in staat om (potentieel complexe) productconfiguraties te maken en op basis daarvan offertes op te stellen, inclusief aantallen, prijzen, kortingen, bundels en meer.
Het goede nieuws is dat Salesforce Sales Cloud al de basisfunctionaliteit voor CPQ aan boord heeft. Je kunt werken met producten, prijsboeken en kortingen, producten toevoegen aan je Opportunities en offertes maken die je direct als PDF kunt versturen naar klanten. Daarnaast biedt Salesforce rapportagemogelijkheden, forecasting en inzicht in inkomsten.
Uitbreiding van CPQ-functionaliteit
Er komt echter vaak een moment waarop de wensen rondom productconfiguraties en offertes groter en complexer worden dan wat Salesforce standaard biedt. Bedrijven willen bijvoorbeeld het toevoegen van producten nog gebruiksvriendelijker maken, zodat verkopers door een reeks vragen worden geleid en automatisch de juiste producten kunnen toevoegen. Of ze willen regels instellen die bepaalde productcombinaties uitsluiten, kortingen automatisch berekenen op basis van regels, of contractverlengingen automatisch omzetten in Opportunities of Taken.
Opties voor Uitgebreide CPQ-functionaliteit
Op het moment dat je behoefte hebt aan uitgebreidere CPQ-functionaliteit dan Salesforce standaard biedt, zijn er verschillende opties om te overwegen:
- CPQ buiten Salesforce: Sommige bedrijven kiezen ervoor om productconfiguraties buiten Salesforce te beheren, bijvoorbeeld in een externe CPQ-applicatie of zelfs in programma’s zoals Google Spreadsheets of Excel. De resulterende productinformatie wordt vervolgens handmatig ingevoerd in de Opportunity, inclusief de juiste prijzen. Hoewel dit een mogelijkheid is, heeft het nadelen zoals verminderd overzicht, potentieel meer fouten en een hogere arbeidsintensiteit. Daarnaast kan het voor verkopers of helpdeskmedewerkers lastig zijn om uit te leggen hoe de prijzen zijn opgebouwd. Het gebruik van een externe CPQ-applicatie wordt over het algemeen niet aanbevolen als je dezelfde functionaliteit binnen Salesforce kunt implementeren.
- CPQ-applicaties binnen Salesforce: Binnen Salesforce zijn er veel applicaties beschikbaar die CPQ-functionaliteit bieden. Deze variëren van kleinere pakketten die specifieke CPQ-behoeften aanpakken tot grotere, uitgebreidere applicaties met mogelijkheden zoals Guided Selling, automatische verlengingen, Revenue Recognition, facturatie en betalingsregistratie. Salesforce heeft zelf CPQ-applicaties, zoals Salesforce CPQ en Salesforce Billing, die eerder bekende pakketten als Steelbrick en InvoiceIT hebben overgenomen. Het gebruik van een standaard CPQ-applicatie biedt voordelen, maar het kan je enigszins beperken in de flexibiliteit.
- Zelf CPQ-functionaliteit bouwen in Salesforce: Als je CPQ-wensen nog niet te complex zijn, is het mogelijk om deze functionaliteit zelf binnen Salesforce te bouwen door extra velden, keuzeschermen en maatwerk toe te voegen. Dit is een haalbare optie voor eenvoudige behoeften. Houd er echter rekening mee dat CPQ-wensen vaak groeien en veranderen in de tijd, waardoor voortdurende aanpassingen en onderhoud vereist zijn. Het kan op den duur kosteneffectiever zijn om een specifieke CPQ-applicatie te kiezen die aan je groeiende behoeften voldoet.
- Maatwerk in Salesforce: In sommige gevallen kan geen enkele CPQ-applicatie aan al je wensen voldoen. Dan kan het zinvol zijn om een deel van de functionaliteit zelf in Salesforce te bouwen en aan te vullen met maatwerk.
Het maken van de juiste keuze
Het selecteren van de juiste aanpak voor CPQ is een uitdagend proces. Het is essentieel om iemand te hebben die goed begrijpt welke CPQ-wensen er binnen je organisatie leven en die ook bekend is met de mogelijkheden van Salesforce, inclusief configuratie, maatwerk en CPQ-applicaties. Een gestructureerde aanpak met workshops kan helpen bij het definiëren van de juiste strategie voor CPQ-implementatie.
Kortom, Salesforce biedt krachtige tools voor het beheren van Producten, Offertes en CPQ-functionaliteit. Door deze op de juiste manier te implementeren, kun je je verkoopprocessen optimaliseren en de productiviteit van je verkooporganisatie verbeteren. Neem contact met ons op voor meer informatie en advies over hoe je het maximale uit Salesforce kunt halen. We staan klaar om je te helpen bij elke stap van je CRM-reis.
