Het komt regelmatig voor dat contactpersonen bij meer dan één bedrijf werken of van werkgever veranderen. Deze wijzigingen wil je graag registreren in Salesforce. Dit wordt vaak nog op een omslachtige manier gedaan, omdat Salesforce hier geen standaard oplossing voor had. Met een functie om Contactpersonen aan meerdere Accounts te relateren is daar verandering in gekomen. Deze functie is wat onderbelicht gebleven terwijl iedere Salesforce gebruiker hier baat bij kan hebben. Daarom leg ik in deze blog graag uit hoe je jouw Contactpersonen echt goed kunt beheren.

Voorheen kon een Contactpersoon niet eenvoudig aan meerdere Accounts gerelateerd worden. In de afgelopen jaren zijn er verschillende workarounds bedacht en gebruikt om dit in te richten. Zo geven Contactpersoonsrollen de mogelijkheid om te definiëren welke rol iemand vervult binnen een Account, Opportunity of Case. De functie van de Contactpersoonsrollen is voor deze onderdelen hetzelfde. Ze zijn echter wel onafhankelijk van elkaar. Het gevolg hiervan is dat voor ieder onderdeel (Account, Opportunity, Case) de rollen afzonderlijk ingesteld en toegevoegd moeten worden.

Door middel van de Contactpersoonsrollen kan de rol van een Contactpersoon bij een Account vastgelegd worden. Het is ook mogelijk om een Contactpersoon met een ander primair Account een rol te geven bij een willekeurig Account.

Hiermee wordt echter geen directe relatie tussen het Account en de Contactpersoon gelegd. Om de relatie wel direct vast te kunnen leggen werd vaak gebruik gemaakt van een custom tussenobject of werd dezelfde Contactpersoon nog een keer aangemaakt voor een ander Account. Wanneer een Contactpersoon bijvoorbeeld een nieuw dienstverband aangaat bij een ander bedrijf, moet de Contactpersoon gekloond worden om geen gegevens te verliezen. Dit levert dubbele Contactpersonen op en is dus niet wenselijk.

Na veel ideeën en stemmen in de Salesforce Succes Community is hier een oplossing voor bedacht. Sinds de release van vorig jaar zomer (Summer ’16) is het mogelijk de relatie tussen een Contactpersoon en meerdere Accounts eenvoudig vast te leggen zonder dat er dubbele Contactpersonen aangemaakt hoeven te worden. De lijst met ‘Gerelateerde Contactpersonen’ op het account geeft de mogelijkheid deze relatie te beschrijven.

Op Accountniveau kunnen met de komst van deze nieuwe functie de gerelateerde lijsten van Contactpersonen en Contactpersoonsrollen vervangen worden door onderstaande lijst.

Hierin worden de rollen en contactgegevens mooi gecombineerd. Daarnaast wordt door middel van het vinkje ‘Direct’ zichtbaar gemaakt of dit Account het primaire Account van de Contactpersoon is of niet. Wanneer in de sectie ‘Gerelateerde Contactpersonen’ de knop ‘Voeg relatie toe’ wordt gekozen, verschijnt het volgende scherm waarin de relatie tussen een Account en Contactpersoon vastgelegd kan worden.

Vanaf het record van een Contactpersoon kan deze relatie ook gelegd worden. In de sectie met Gerelateerde Accounts bevindt zich daar ook een knop om de Account-Contact relatie toe te voegen.

Wordt uw Salesforce omgeving nog vervuild met onnodig dubbele contactpersonen of worden er andere constructies gebruikt om de relaties tussen Accounts en Contactpersonen weer te geven? Neem gerust contact met ons op om door te spreken of we ‘Contacts to Multiple Accounts’ ook voor uw omgeving in kunnen richten.