Als je Salesforce gebruikt, heb je veel nuttige en waardevolle informatie op één plek bij elkaar staan. Jij en je collega’s kunnen bij die informatie waar je maar wilt en wanneer je maar wilt.

Veel organisaties willen een deel van die informatie vervolgens ook delen met klanten of partners, bijvoorbeeld een opportunity waar je samen met een partner aan werkt. Misschien wil je discussiëren met je leveranciers, misschien wil je dat je partners aanvragen kunnen indienen en de opvolging kunnen blijven volgen, misschien wil je dat klanten hun facturen in kunnen zien. Dit soort interactie kan het verschil maken in een tijd waarin klanten en andere relaties verwachten steeds meer zelf te kunnen regelen.

Goed nieuws: dat kan met Salesforce!

De mogelijkheden

Met Salesforce zijn er zelfs 4 manieren om data te ontsluiten naar klanten. De vraag is derhalve wat voor jouw situatie de beste aanpak is. Hieronder zal ik voor elke optie de typische gebruiksscenario’s, nadelen en voordelen nader toelichten.

De eerste optie van data is ontsluiten is handmatig. Je maakt Salesforce rapportages en die exporteer je op gewenste momenten. Vervolgens bewerk je ze en stuur je ze naar je klanten of partners. Voordeel is de eenvoud van het proces. Deze methode is echter op de lange termijn behoorlijk arbeidsintensief en je klanten of partners kunnen niet beschikken over up-to-date data als zij dat willen. Deze manier zien we daarom steeds minder. Een goede ervaring en alternatief bied je met een geautomatiseerde oplossing, zoals de volgende opties.

De tweede methode is via de API. Salesforce heeft een geautomatiseerde manier (API) waarmee andere systemen data direct uit Salesforce kunnen halen, of juist data toe kunnen voegen. Dat andere systeem kan je website zijn, een publicatieplatform of bijvoorbeeld een specifieke web-app gebouwd op Salesforce Heroku. Voordeel is de vrijheid die je hebt om te kiezen hoe je je data naar klanten ontsluit, en de integratie die er is met andere pakketten en systemen. Nadeel is dat een API koppeling complex en arbeidsintensief kan zijn, en dat je goed na moet denken over je integratiestrategie: ga je bijvoorbeeld elke keer dat iemand zijn factuurpagina op de website ververst opnieuw de factuurdata ophalen bij Salesforce? Dat belast de API zwaar en maakt het systeem trager. Of kopieer je om de zoveel tijd de factuurdata uit Salesforce naar je website en leest je website dan direct uit die kopie? Dat maakt de website sneller, maar nu is je data niet meer 100% up-to-date en heb je je factuurdata op twee plekken staan. Kortom, een API gebruiken is niet altijd makkelijk.

De derde en vierde methode bieden een manier om je data geautomatiseerd te ontsluiten, via het web, direct op het Salesforce platform. Dit heeft enkele grote voordelen. Ten eerste is er geen extra systeem nodig naast Salesforce; je hebt dus een minder gefragmenteerd systeemlandschap. Ten tweede hoef je niet na te denken over complexe integraties. En ten derde hebben je klanten een fijne ervaring omdat data snel en altijd up-to-date beschikbaar is. Als het de bedoeling is om de Salesforce pagina binnen een al bestaande webpagina of webapplicatie te tonen, kun je werken met een ‘frame’ waardoor de webpagina van het Salesforce platform visueel naadloos in je website overloopt. Een oplossing direct op het Salesforce platform biedt dus eenvoud, snelheid en een soepele ervaring voor je klanten of partners.

De eerste manier om middels het Salesforce platform met je klanten samen te werken is met de Salesforce Community Cloud. Dit is de kant-en-klare oplossing van Salesforce waarmee je direct alles krijgt wat je nodig hebt om klanten en partners met elkaar of met jou in contact te brengen en dingen zelf te laten regelen. Met communities krijg je een omgeving waarin je data en functionaliteit aan klanten en partners ontsluit. Elke klant of partner heeft zijn eigen login en maakt gebruik van de veiligheid en het vertrouwen waarmee Salesforce zo groot is geworden. Een sterk punt is ook de mogelijkheid om selfservice- of discussieplatformen op te zetten middels Chatter en zo je eigen verkoop- en serviceafdeling te ontlasten.

Als je minder wensen hebt kun je ook kiezen voor Force.com Sites. Wat hierin ontbreekt ten opzichte van Community Cloud is het login-mechanisme. Ook is het niet mogelijk om mensen samen te laten werken middels Chatter. De bedoeling van een Site is dan ook dat je het gebruikt om informatie publiek beschikbaar te maken (rapportage) of informatie publiek op te vragen (formulieren). Het ontsluiten van persoonlijke data zoals facturen is niet waarvoor Sites bedoeld zijn. Natuurlijk kun je zelf een login-mechanisme bouwen, maar dan is de nette oplossing om voor Salesforce Communities te kiezen. Voordeel van Force.com Sites: het is gratis, als je een Enterprise licentie of hoger hebt.

Kortom…

…veel keuze dus. Wat is nu de beste oplossing voor jou en voor je klanten en partners? In het kort zien we vaak het volgende.

Als je al een bestaand systeem hebt dat je wilt integreren met Salesforce, gebruik je de API. Vaak zijn er standaard koppelingen tussen systemen en Salesforce, waarbij de complexiteit van de onderliggende API niet eens zichtbaar is.

Als je data publiekelijk beschikbaar wilt maken, of bepaalde aanmeldingsformulieren hebt die iedereen mag invullen, dan gebruik je een Force.com Site.

Als het gaat om samenwerken met je klanten of partners of als het gaat om het delen van gevoelige informatie, dan kies je voor Salesforce Community Cloud.

Als je een top-notch maatwerk ervaring wilt bouwen voor je klanten of partners en je wilt volledige vrijheid wat betreft ontwikkelplatform, dan bouw je een maatwerk applicatie op bijvoorbeeld een platform als Heroku, en integreert dat middels de API, of in het geval van Heroku middels de integratielaag Heroku Connect.

En nu?

Wil je graag beter samenwerken met je klanten of partners, dan hoop ik dat bovenstaande je helpt in het maken van een goede beslissing. Wil je meer weten over de opties, over de mogelijkheden die er zijn of over de praktische stappen die nodig zijn om de oplossing te realiseren? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag verder.