Als je werkzaam bent binnen een organisatie, is de kans groot dat e-mails een belangrijk onderdeel vormen van je dagelijkse communicatie. Of het nu gaat om het versturen van offertes naar potentiële klanten, het delen van informatie met bestaande klanten, of het uitwisselen van nieuws met partners, e-mails bevatten waardevolle gegevens over je klanten en prospects. Het is dan ook logisch dat veel bedrijven streven naar het integreren van hun e-mailcommunicatie in Salesforce. Door dit te doen, krijg je een nog completer beeld van je klanten en prospects, wat weer van grote waarde kan zijn bij je verkoop-, service- en marketingactiviteiten.
In deze blog wil ik graag vier handige tips met je delen die het werken met e-mails in Salesforce gemakkelijker en effectiever maken.
Tip 1: E-mails direct bij Salesforce binnen laten komen met een EmailHandler
Zoals we in andere blogs al hebben beschreven, is het mogelijk om bijvoorbeeld Outlook, Gmail of Exchange te koppelen aan Salesforce. Daarmee koppel je je eigen e-mailsysteem aan Salesforce, en kun relevante e-mails zichtbaar maken binnen Salesforce. Het kan echter nog effectiever zijn om een zogenaamde EmailHandler in te zetten. Met een EmailHandler maak je een speciaal e-mailadres aan in Salesforce. Als mensen naar dat e-mailadres mailen (of als je zelf de e-mail naar dit adres forward), dan komt deze e-mail direct binnen bij de EmailHandler in jouw Salesforce omgeving. In de EmailHandler kun je vervolgens met een stukje code helemaal zelf weten hoe je de e-mail afhandelt: wil je de e-mail bijvoorbeeld alleen onder een Contactpersoon hangen? Of ook direct een Case aanmaken? En op basis van trefwoorden in de e-mail deze direct aan een bepaalde wachtrij hangen? En zelfs de taal of urgentie automatisch bepalen? Dat kan met een EmailHandler!
Tip 2: E-mail sturen met een andere afzender
Als je in Salesforce een e-mail beantwoordt, dan stuur je die standaard uit naam van jezelf. Maar het kan ook fijn zijn om e-mails vanuit een ander e-mailadres te sturen, bijvoorbeeld een info@ adres, of zelfs het e-mailadres van een partner waarvoor jullie e-mails afhandelen. Het goede nieuws: dit kan! Dit werkt door middel van zogenaamde Organization Wide Emailaddresses. Het werkt als volgt: je voert bijvoorbeeld het info@ adres in van een partner als Organization Wide Emailaddress. Vervolgens wordt er een mail gestuurd naar het info@ adres met de vraag om te bevestigen dat jouw Salesforce omgeving e-mail mag sturen namens het info@ adres. Door middel van een knop kan je partner dit bevestigen, en direct vanaf dat moment kun je het info@ adres instellen als ‘van’ e-mailadres bij al je e-mails. Het is nog wel belangrijk om door middel van een aantal technische configuraties ervoor te zorgen dat ook de ontvangers van de e-mails accepteren dat de e-mails van het partnerdomein bij Salesforce vandaan komen. Maar daar kunnen wij verder mee helpen.
Tip 3: E-mail Tracking
Een simpele maar doeltreffende functionaliteit, waar veel mensen niet vanaf weten: het is mogelijk om e-mails vanuit Salesforce automatisch te tracken. Tracking betekent dat je kunt zien of een gestuurde e-mail geopend is, en dat je kunt zien wanneer de eerste en laatste keer was dat dat gebeurde. Dat geeft jou informatie of een e-mail is gelezen, zonder dat je daarvoor een persoonlijke bevestiging van de lezer nodig hebt. Het aanzetten van E-mail tracking kan in de E-mail configuratie onder “Setup → Feature Settings → Sales → Activity Settings → Enable E-mail Tracking” en werkt vanaf dat moment voor alle HTML-gebaseerde e-mails. Dat betekent dat voor e-mails die gebruik maken van Custom, HTML of Visualforce e-mail templates automatisch een tracking element wordt toegevoegd tijdens het versturen. Als de ontvanger de e-mail opent, zorgt het tracking element er voor dat Salesforce weet dat de e-mail is geopend. Let wel op dat sommige e-mailservers deze tracking elementen verwijderen of ze juist op de e-mailserver al activeren, waardoor het systeem niet helemaal waterdicht is. Maar ondanks dat is het een erg fijne functionaliteit die ook in Lightning helemaal geïntegreerd is.
Tip 4: E-mails vanuit processen ook zichtbaar maken onder de Contactpersoon
Velen weten waarschijnlijk wel dat het mogelijk is om e-mails te sturen vanuit een proces. Een erg fijne functionaliteit waarbij het door middel van configuratie mogelijk is om automatisch e-mails te versturen na bepaalde activiteiten. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail bij het aanmaken van een Case, of een betalingsherinnering als een Factuur verloopt. Wat bij proces-gestuurde e-mails echter opvalt is dat de gestuurde e-mails niet zichtbaar worden in de activiteitenbalk van een Contactpersoon of ander gerelateerd object. Dat is vervelend, want daardoor kun je niet eenvoudig zien of de mail inderdaad gestuurd is, en mis je ook achteraf de inhoudelijke informatie van de e-mail. Procesmails worden dan spookmails waarvan nergens meer visueel bewijs is dat ze ooit gestuurd zijn. Daar wilden wij graag iets aan doen en daarom hebben we een oplossing gemaakt zodat e-mails wel degelijk gewoon onder een Contactpersoon of gerelateerd object verschijnen. Het mooiste is dat je proces gewoon hetzelfde kan blijven als het al was.
Mocht jij ook willen dat proces e-mails zichtbaar worden bij de Contactpersoon, of meer willen weten over EmailHandlers, e-mail tracking of het sturen van e-mails vanuit een derde e-mailadres, dan helpen we je daar graag mee verder.
Meer weten over onze oplossingen?
Onze consultants hebben veel ervaring binnen een grote verscheidenheid aan branches.
Eens verder brainstormen over de mogelijkheden voor jouw organisatie?
Maak kennis met onze specialist Arnoud van der Heiden.
Wellicht herkent u een van deze vraagstukken.
Inmiddels hebben wij ruime ervaring opgedaan met customer engagement. Wij staan ook u graag te woord bij vragen of opmerkingen.
Salesforce is een Cloud gebaseerd softwareplatform dat organisaties helpt om hun verkoop, marketing en klantenservice te beheren en te automatiseren. Het kan een groot verschil maken in de manier waarop uw bedrijf zakendoet, zoals meer inzicht krijgen in de behoeften van uw klanten en uw salesproces stroomlijnen.
Growteq is een gecertificeerde Salesforce-partner met een team van ervaren consultants die de implementatie van Salesforce kunnen begeleiden. Ze hebben een bewezen trackrecord in het succesvol implementeren van Salesforce-oplossingen en bieden ondersteuning tijdens en na de implementatie.
Een Salesforce-implementatie is het proces waarbij Salesforce wordt geïntegreerd in uw bedrijfsprocessen. Dit omvat onder meer het configureren van Salesforce om aan uw specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen, het migreren van gegevens en het trainen van uw personeel om de nieuwe software te gebruiken.
De duur van een Salesforce-implementatie hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Een typische implementatie duurt echter tussen de drie en zes maanden.
De kosten van een Salesforce-implementatie kunnen variëren afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw bedrijfsprocessen. Growteq biedt verschillende pakketten aan om aan de behoeften van verschillende klanten te voldoen.
Ja, Salesforce is ontworpen om intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Bovendien biedt Growteq training en ondersteuning aan om ervoor te zorgen dat uw personeel de software goed begrijpt en kan gebruiken.
Growteq biedt verschillende soorten ondersteuning, waaronder onderhoud, training en voortdurende ondersteuning voor het oplossen van problemen en het aanpassen van Salesforce aan uw veranderende bedrijfsbehoeften.
Om te beginnen met de implementatie van Salesforce kunt u contact opnemen met Growteq om een afspraak te maken voor een gratis consult. Ze zullen u helpen bij het begrijpen van uw bedrijfsbehoeften en u adviseren over de beste manier om Salesforce te implementeren.
