In veel BI-trajecten komt het gebruik van Excel aan de orde. Kan je je dataverwerking en rapportage nu volledig inrichten zonder gebruik te maken van tussenstappen in Excel? Dat is meestal wel de wens, maar blijkt in de praktijk vaak erg moeilijk. Ja, de transacties komen uit het bronsysteem, maar voor mapping en groepering van data wordt nog veel gebruikgemaakt van Excel. Dit gaat meestal overigens ook wel goed. Maar wacht, je moet het Excel bestand natuurlijk wel in die ene map opslaan, anders wordt het niet opgepakt door de nachtelijke dataverwerking. Welke versie is nu de juiste… De kopie van je collega, of jouw eigen versie? Je ziet het al, dit staat garant voor dataverwerkingen die misgaan. En dan hebben we het nog niet over de validatie van de inhoud gehad. Ook daarin kan nog het nodige mis gaan.
Maar Excel dan helemaal niet gebruikt worden in een datatransformatie? Liever niet, maar als het dan toch echt moet, zorg dan wel voor een juiste borging van kwaliteit. Gebruik tools om te zorgen dat de data altijd in het juiste format wordt opgeslagen. Eén van de beschikbare hulpmiddelen is SQL Spreads. SQL Spreads is een plug-in voor in Excel, waarmee je data kunt ophalen uit een database. Maar het mooie is, dat je ook data kunt terugschrijven naar de database. Door de directe koppeling met de database heb je ook nog eens altijd de meest recente records uit de database. Dit koppelen van Excel met de database is echt in een paar kliks geregeld.
Na het inladen van een tabel in Excel, kan je de data bewerken. Sla je werk op en de waarden in de database wordt bijgewerkt met de nieuwste versie. Dit werkt zowel voor opslaan, updaten en verwijderen van data.
Bij het opslaan van de wijzigingen geeft SQL Spreads je een overzicht van het aantal wijzigingen. Klopt dit? Kies dan voor OK en sla je push je wijzigingen naar de database.
Wat in deze opstelling uiteraard wel heel erg belangrijk is, welke gebruiker toegang heeft tot het Excel bestand met de koppeling. Want wijzigingen worden direct opgeslagen in de database!
Het grote voordeel van het gebruiken van SQL Spreads, is dat de gebruiker direct validatie krijgt op de invoer. Voldoen waardes niet aan de vereisten, dan zorgt SQL Spreads al dat de data niet ingevoerd kan worden en krijg je direct een foutmelding op je scherm. Een fout in de invoer zorgt dan niet dat de nachtverwerking vastloopt, maar je kan vooraf al zorgen dat de data juist ingevoerd is.
Het is wel heel erg belangrijk om zorgvuldig om te gaan met het verlenen van toegang tot de database. Een gebruiker heeft namelijk lees- en schrijfrechten nodig op de tabellen. Ken je de rechten te breed toe, kan een gebruiker alle tabellen bewerken. Dat is uiteraard niet de bedoeling. Maak daarom een SQL-account aan met lees- en schrijfrechten op een beperkte set aan tabellen en/of schema’s.
Wilt u hier meer van weten, neem dan contact met ons op!
