Lightning: Flows en processen

Eén van de bekendste dogma’s van Salesforce Lightning luidt: Clicks, not code. Salesforce blijft zich op dat gebied ontwikkelen en heeft onlangs een inkijkje gegeven in nieuwe functionaliteit, Flow Builder, die we met de release Spring ’19 kunnen verwachten. In deze post willen we met je delen wat we kunnen verwachten van deze functionaliteit in Lightning. Daarnaast willen we ingaan op de Lijst van begeleide acties, een mooi stukje Salesforce functionaliteit dat op dit moment al beschikbaar is waarbij het systeem de gebruiker stap voor stap door een bedrijfsproces begeleid.

Voordat we beginnen: eerst een kort overzicht van alle automatiseringsmogelijkheden, want het bos van tools begint aardig uit te dijen en voor je het weet, ziet u de bomen niet meer. Salesforce Lightning biedt meerdere tools voor het automatiseren van de routinematige bedrijfsprocessen van je organisatie: Goedkeuringen, Werkstroomregels, Processamensteller en Cloud Flow Designer. We lichten ze kort toe:

Goedkeuringen

Je gebruikt deze eenvoudige tool wanneer je een goedkeuring voor bijvoorbeeld (niet uitsluitend) een gebruikersactie wilt, bijvoorbeeld wanneer de gebruiker een korting toepast van meer dan 20%. Het goedkeuringsproces kan uitsluitend objecten van het type Taak aanmaken.

Werkstroomregel

Ook een werkstroomregel kan objecten van het type Taak aanmaken, een ander veld bijwerken of een email versturen. Het verschil met Goedkeuringen zit ‘m erin dat het uitsluitend start op basis van het aanmaken of wijzigen van een record en dat het tijd-gebaseerde acties ondersteunt, waarbij de actie na enkele uren of dagen wordt uitgevoerd.

Lightning Processamensteller

Het product Lightning Processamensteller bevat twee tools:

• Processamensteller. Deze tool gebruik je om Processen te maken middels een visuele ontwerper. Een proces kan op verschillende manieren starten: aanmaken van een record, wijziging van een record, een ander proces, een platform event. Een proces kan bestaan uit meerdere als/dan constructies en kan allerlei verschillende acties uitvoeren.
• Cloud Flow Designer. Deze tool gebruiken we om Werkstromen mee te maken en kan op hoofdlijnen hetzelfde als de Processamensteller. Een belangrijk verschil: het ondersteunt interactie met de gebruiker (een agent, of een bezoeker van uw communitypagina, bijvoorbeeld).

De Cloud Flow Designer heeft Adobe Flash nodig om te kunnen functioneren. Adobe Flash gaat ermee stoppen, en Salesforce heeft deze gelegenheid aangegrepen om een mooie opvolger van de Cloud Flow Designer te lanceren. Deze opvolger komt beschikbaar in de vorm van een gloednieuwe tool:

Flow BuilderFlow Builder vervangt Cloud Flow Designer. Flow Builder heeft qua look en feel veel weg van Processamensteller, terwijl het plaatsen en verbinden van componenten heel bekend voorkomt van de Cloud Flow Designer. Flow Builder maakt gebruik van het Lightning Design System. U zult dus herkenbare icoontjes tegenkomen. Doordat Flow Builder gebruik maakt van de laatste technologieën, werkt het sneller dan de oude Cloud Flow Designer. Uw bestaande werkstromen kunt u probleemloos bewerken in Flow Builder. Eens gemaakt of bewerkt in Flow Builder kan een werkstroom niet meer worden bewerkt in Cloud Flow Designer.

Flow Builder is beschikbaar vanaf Spring ’19. Nieuw in Winter ‘19 zijn de Flow Actions, die u kunt installeren vanuit de AppExchange. Flow Actions zijn bouwblokken die u kunt gebruiken in de Cloud Flow Designer, om bijvoorbeeld Credit Card betalingen mogelijk te maken of een video speler te tonen in uw Werkstroom. Op die manier kunnen uw klanten middels een stap in een werkstroom een betaling doen, of ze kunnen na het afronden van de transactie in een video bekijken wat er met hun bestelling gaat gebeuren. Omdat deze functionaliteit in een Flow Action zit, scheelt u dat heel wat uren aan het implementeren van een videospeler, of het integreren met een derde partij voor het doen van betalingen.

Action List

Uw Business Process Management kunt u vormgeven op verschillende manieren. Managed packages die dit voor u uit handen nemen en code die processen automatisch uitvoeren hebben zo hun voordelen. Een hele interessante andere optie is de Lijst van begeleide acties of Action List.

Lightning Flow bevat het component Action List. Met een Action List is het heel eenvoudig om elke willekeurige combinatie van stromen uit voeren. U kunt stromen koppelen aan records met behulp van Salesforce-automatiseringtools en weergeven in het component Action List. In onderstaand screenshot ziet u een eenvoudig voorbeeld waarin op het Case-record een tweetal stromen zijn geconfigureerd in de Action List.

Wanneer een agent een Case pagina opent, wordt het component getoond en kan de agent stappen toevoegen en uitvoeren. Of u kiest ervoor om de eerste stap automatisch al te laten starten.

In het beheer scheelt het tijd omdat stromen te gebruiken zijn op verschillende plekken. Stel, uw agent maakt een Case aan, en voert een eerste stroom uit met behulp van de Action List om klantgegevens te registreren. Vervolgens kan de agent kiezen om gegevens in te voeren voor de afdeling Elektro of de afdeling Mechanisch. Beide afdelingen hebben hun eigen type gegevens nodig. In plaats van het bouwen van twee uitgebreide stromen (allebei de afdelingen één), zijn er nu stappen die gedeeld kunnen worden. Voor elke afdeling is een kleine stroom gebouwd met een scherm dat specifieke details uitvraagt.

Trouwens, niet alleen stromen, ook processen die zijn gebouwd in de Processamensteller zijn geschikt als stap in de Action List. Processen kunnen stromen starten, waarmee u de Action List nog beter kunt aanpassen aan uw behoeften.

De Action List kan worden getoond in drie kanalen: telefoon, chat en overig. In bovenstaande screenshots is de lijst geconfigureerd voor kanaal ‘overig’, waardoor het wordt getoond wanneer een record (in dit geval een Case record) wordt geopend. Voor elk kanaal kunt u bepalen of stromen automatisch starten en welke stromen u uw gebruikers het eerst en het laatst wilt laten voltooien.

Concluderend kunnen we stellen dat Salesforce Lightning voortdurend verbeteringen ontwikkelt om uw bedrijfsprocessen overzichtelijk en dynamisch te configureren met gebruik van drag-and-drop gereedschappen, of dat nu eenvoudige of juist complexe processen zijn.

Kunnen wij u helpen met de implementatie van uw bedrijfsprocessen? Laat het ons weten. Wij helpen u graag!