Verzamel je data met Formstack

De appExchange van Salesforce bevat duizenden business-apps waarmee je een Salesforce omgeving kunt verrijken. In deze blog wil ik er één uitlichten waardoor ik verrast werd vanwege de vele mogelijkheden. Het gaat om Formstack, een hulp applicatie waarmee het mogelijk is om eenvoudig gegevens uit te vragen via een website en/of een e-mail bericht.

Pre-fill – Maximaal gebruiksvriendelijk

Formstack is standalone te gebruiken en ook in combinatie met Salesforce. Deze laatste optie biedt nog een aantal grandioze mogelijkheden zoals het vooraf invullen van formulieren die je toestuurt. Op basis van de gegevens die reeds beschikbaar zijn kan een formulier (opnieuw) worden aangeboden met het verzoek om deze te completeren.

Een veel voorkomende use-case is om reeds bekende gegevens, bijvoorbeeld iemands contactgegevens, opnieuw aan te bieden met het verzoek om deze te controleren en zo nodig te wijzigen. De doorgegeven wijzigingen worden dan direct bewaard in het eigen systeem. Ook goed om te vermelden is het feit dat deze prefill informatie keurig is versleuteld zodat het niet mogelijk is om een ander record te wijzigen.

De aangeboden functionaliteit bestaat uit twee onderdelen:

1. Een formbuilder waarmee je formulieren kunt maken
   Wanneer je gebruik maakt van Formstack for Salesforce kun je direct velden uit de Salesforce omgeving op het form zetten. Labels, controles en kleuren kunnen eenvoudig worden ingesteld. Het resulterende formulier is eenvoudig te onderhouden.
   
   Naast de bekende veldtypes zoals we deze tegenkomen in Salesforce kunnen ook algemene velden worden gekozen. Hierin vind je bijvoorbeeld: Handtekening, Foto’s, File Upload, Betalingen en Captcha. De laatste zijn de bekende ‘ik ben geen robot’ vinkjes waarmee spam berichten voorkomen worden.
2. Een dashboard waarop je alle binnenkomende formulieren kunt volgen

De ingevulde gegevens staan direct in Salesforce. En formulieren die nog niet af zijn kunnen opnieuw worden aangeboden met het verzoek om deze af te maken.

Meerdere pagina’s en maatwerk aanpassingen

Een mooie functionaliteit is ook de mogelijkheid om meerdere pagina’s te gebruiken. Hierdoor kan een complexe uitvraag in stukjes worden opgeknipt zodat de hoeveelheid werk voor de gebruiker beperkt en overzichtelijk blijft. Wanneer gewenst kunnen tussenresultaten worden bewaard en kan de aanvraag later worden afgemaakt.

Voor het e-mailen kan gebruik gemaakt worden van de e-mail templates die in Salesforce beschikbaar zijn.

Bij het insturen van een formulier wordt ook een mogelijkheid geboden om eigen javascript code aan te bieden. Mochten de standaard voorzieningen onvoldoende zijn dan kan via deze extra route altijd nog een oplossing gevonden worden. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van deze gegevens naar een pakket als Pardot.

Conclusie

Ik ben enthousiast over de mogelijkheden van Formstack. Het geeft eindgebruikers de mogelijkheid om zelfstandig eenvoudige aanpassingen in de velden door te voeren. Zolang er verder geen automatische verwerking plaatsvind werkt dit uitstekend. De prefill mogelijkheid draagt veel bij aan gebruiksgemak. Keerzijde is wel dat de gegevens al beschikbaar moeten zijn en dat een toegestuurde link alleen door die klant gebruikt mag worden. De bruikbaarheid zit dus vooral in de hoek waarbij bekende personen om aanvullende informatie moet worden gevraagd waarbij je ze zoveel mogelijk werk uit handen probeert te nemen.