Veel databases bevatten duplicaten. Dit kan tot vervelende situaties leiden. Niets is vervelender om te horen als je een prospect belt, dat deze al door een van je collega’s is benaderd. Of wanneer weet je welk telefoonnummer je moet hebben als een zoekopdracht naar een bedrijf twee dezelfde bedrijfsnamen oplevert met een verschillend telefoonnummer?
Als iedere gebruiker de data up-to-date houdt is de kans erg klein dat je contact opneemt met een prospect terwijl je collega dat al heeft gedaan. Alle relevante informatie van een account of contactpersoon ligt vast in één record. Hiermee voorkom je dat gebruikers door verschillende dubbele records moeten zoeken naar de juiste informatie. Dit zorgt ervoor dat de gebruikers het systeem vertrouwen en het houdt de data in de Salesforce omgeving schoon.
Wat zijn de mogelijkheden in Salesforce
Tijdens implementaties stellen veel klanten de vraag hoe Salesforce hiermee omgaat. Standaard kunnen dubbele gegevens gewoon ingevoerd worden. Als er duplicaten in het systeem zitten is het uiteraard mogelijk deze handmatig te schonen. Er is echter ook out-of-the-box functionaliteit aanwezig om duplicaten in de data te voorkomen, namelijk: Duplicate Management. Met dit mechanisme kunnen duplicaten gevonden worden in Accounts, Person Accounts, Contactpersonen, Leads en Aangepaste Objecten. Daarnaast werkt dit ook tussen objecten onderling. Zo kan bijvoorbeeld een duplicaat gevonden worden als de gegevens van een Lead overeenkomsten vertoont met een al bestaand Contactpersoon.
Hoe werkt Duplicate Management?
Om Duplicate Management in te richten moeten een aantal zaken geconfigureerd worden. Dit zijn Matching Rules en Duplicate Rules. Matching Rules zijn de criteria die ingesteld kunnen worden om duplicaten te identificeren. Met Duplicate Rules kan aangegeven worden wat Salesforce moet doen en welke melding gegeven moet worden als een Matching Rule duplicaten ontdekt. De opties voor het behandelen van duplicaten zijn:
Blokkeren van het aanmaken van een nieuw record.Een waarschuwing geven dat je waarschijnlijk een duplicaat wil toevoegen met daarbij de mogelijkheid het record alsnog aan te maken.De duplicate rule kan het potentiële dubbele record toevoegen aan een rapport zodat je hierop kunt rapporteren en regelmatig deze gegevens handmatig kunt ontdubbelen.
Aan de hand van een voorbeeld van het toevoegen van een Contactpersoon leg ik de werking van Duplicate Management uit. Als er al een Contactpersoon bestaat met vergelijkbare gegevens resulteert dit in de volgende stappen tussen gebruiker en systeem (zie ook de figuur hierboven):
Een Salesforce-gebruiker maakt een nieuw contactpersoon aan.Op basis van de matching rules geeft Salesforce een lijst van mogelijke duplicaten.De Duplicate Rule bepaalt wat de gebruiker met het record kan doen. In dit voorbeeld zorgt de Duplicate Rule ervoor dat de Contactpersoon niet aangemaakt kan worden.
Is Duplicate Management ook nuttig in een bestaande Salesforce omgeving? Jazeker, Duplicate Management kan op ieder moment ingericht worden. Ook als er in de huidige omgeving al wat dubbele data zit kun je eenvoudig dubbele records opsporen en opschonen. Als Duplicate Management is ingericht kan er een gerelateerde lijst op de pagina weergegeven worden met mogelijke duplicaten. Vervolgens kun je hierop doorklikken, de records vergelijken en samenvoegen. Dit vergemakkelijkt het handmatig ontdubbelen van gegevens in een bestaande omgeving.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van Duplicate Management en het samenvoegen van dubbele gegevens? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken.
Cover image by Isaac Chua on Unsplash.
