Waarschijnlijk maak je binnen jouw organisatie gebruik van e-mails. Je stuurt bijvoorbeeld offertes naar prospects, informatie naar klanten, en nieuws naar partners. Inkomend krijg je wellicht informatie-aanvragen of verzoeken om hulp rondom je dienst of product. E-mails bevatten dus belangrijke informatie over je klanten en prospects. Daarom is het logisch dat veel bedrijven hun e-mail communicatie ook in Salesforce willen ontsluiten. Want daarmee heb je een nog completer beeld van je prospects en klanten, en dat helpt tijdens je sales-, service- en marketingactiviteiten.

In deze blog deel ik een viertal tips, die het werken met e-mails in Salesforce makkelijker en effectiever maken.

Tip 1: E-mails direct bij Salesforce binnen laten komen met een EmailHandler

Zoals we in andere blogs al hebben beschreven, is het mogelijk om bijvoorbeeld Outlook, Gmail of Exchange te koppelen aan Salesforce. Daarmee koppel je je eigen e-mailsysteem aan Salesforce, en kun relevante e-mails zichtbaar maken binnen Salesforce. Het kan echter nog effectiever zijn om een zogenaamde EmailHandler in te zetten. Met een EmailHandler maak je een speciaal e-mailadres aan in Salesforce. Als mensen naar dat e-mailadres mailen (of als je zelf de e-mail naar dit adres forward), dan komt deze e-mail direct binnen bij de EmailHandler in jouw Salesforce omgeving. In de EmailHandler kun je vervolgens met een stukje code helemaal zelf weten hoe je de e-mail afhandelt: wil je de e-mail bijvoorbeeld alleen onder een Contactpersoon hangen? Of ook direct een Case aanmaken? En op basis van trefwoorden in de e-mail deze direct aan een bepaalde wachtrij hangen? En zelfs de taal of urgentie automatisch bepalen? Dat kan met een EmailHandler!

Tip 2: E-mail sturen met een andere afzender

Als je in Salesforce een e-mail beantwoordt, dan stuur je die standaard uit naam van jezelf. Maar het kan ook fijn zijn om e-mails vanuit een ander e-mailadres te sturen, bijvoorbeeld een info@ adres, of zelfs het e-mailadres van een partner waarvoor jullie e-mails afhandelen. Het goede nieuws: dit kan! Dit werkt door middel van zogenaamde Organization Wide Emailaddresses. Het werkt als volgt: je voert bijvoorbeeld het info@ adres in van een partner als Organization Wide Emailaddress. Vervolgens wordt er een mail gestuurd naar het info@ adres met de vraag om te bevestigen dat jouw Salesforce omgeving e-mail mag sturen namens het info@ adres. Door middel van een knop kan je partner dit bevestigen, en direct vanaf dat moment kun je het info@ adres instellen als ‘van’ e-mailadres bij al je e-mails. Het is nog wel belangrijk om door middel van een aantal technische configuraties ervoor te zorgen dat ook de ontvangers van de e-mails accepteren dat de e-mails van het partnerdomein bij Salesforce vandaan komen. Maar daar kunnen wij verder mee helpen.

Tip 3: E-mail Tracking

Een simpele maar doeltreffende functionaliteit, waar veel mensen niet vanaf weten: het is mogelijk om e-mails vanuit Salesforce automatisch te tracken. Tracking betekent dat je kunt zien of een gestuurde e-mail geopend is, en dat je kunt zien wanneer de eerste en laatste keer was dat dat gebeurde. Dat geeft jou informatie of een e-mail is gelezen, zonder dat je daarvoor een persoonlijke bevestiging van de lezer nodig hebt. Het aanzetten van E-mail tracking kan in de E-mail configuratie onder “Setup → Feature Settings → Sales → Activity Settings → Enable E-mail Tracking” en werkt vanaf dat moment voor alle HTML-gebaseerde e-mails. Dat betekent dat voor e-mails die gebruik maken van Custom, HTML of Visualforce e-mail templates automatisch een tracking element wordt toegevoegd tijdens het versturen. Als de ontvanger de e-mail opent, zorgt het tracking element er voor dat Salesforce weet dat de e-mail is geopend. Let wel op dat sommige e-mailservers deze tracking elementen verwijderen of ze juist op de e-mailserver al activeren, waardoor het systeem niet helemaal waterdicht is. Maar ondanks dat is het een erg fijne functionaliteit die ook in Lightning helemaal geïntegreerd is.

Tip 4: E-mails vanuit processen ook zichtbaar maken onder de Contactpersoon

Velen weten waarschijnlijk wel dat het mogelijk is om e-mails te sturen vanuit een proces. Een erg fijne functionaliteit waarbij het door middel van configuratie mogelijk is om automatisch e-mails te versturen na bepaalde activiteiten. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail bij het aanmaken van een Case, of een betalingsherinnering als een Factuur verloopt. Wat bij proces-gestuurde e-mails echter opvalt is dat de gestuurde e-mails niet zichtbaar worden in de activiteitenbalk van een Contactpersoon of ander gerelateerd object. Dat is vervelend, want daardoor kun je niet eenvoudig zien of de mail inderdaad gestuurd is, en mis je ook achteraf de inhoudelijke informatie van de e-mail. Procesmails worden dan spookmails waarvan nergens meer visueel bewijs is dat ze ooit gestuurd zijn. Daar wilden wij graag iets aan doen en daarom hebben we een oplossing gemaakt zodat e-mails wel degelijk gewoon onder een Contactpersoon of gerelateerd object verschijnen. Het mooiste is dat je proces gewoon hetzelfde kan blijven als het al was.

Mocht jij ook willen dat proces e-mails zichtbaar worden bij de Contactpersoon, of meer willen weten over EmailHandlers, e-mail tracking of het sturen van e-mails vanuit een derde e-mailadres, dan helpen we je daar graag mee verder.

Neem contact met ons op om een vrijblijvende afspraak te maken!