In de voorgaande blog over Salesforce Field Service hebben we het gehad over het werken met werkorders, ook wel werkbonnen genoemd. In dit vervolg verdiepen we ons verder in de mogelijkheden van Field Service en kijken we naar het inplannen van afspraken.

Een afspraak zorgt ervoor dat de monteur ingepland kan worden om een werkorder uit te voeren. In de afspraak staat de belangrijkste informatie, zodat de monteur de details van de werkorder ter beschikking heeft, zoals de locatie van de werkzaamheden, zijn contactpersoon, de beoogde aanvangstijd en natuurlijk de uit te voeren werkzaamheden.

Voor een afspraak hebben we een werkorder nodig. De werkorder is het gevolg van een onderhoudscontract tussen u en uw klant of bijvoorbeeld een storingsmelding van uw klant.

Stel, we ontvangen bij de fictieve organisatie A&N Beheer een spoedstoring. Naar aanleiding hiervan willen we zo snel mogelijk een monteur op locatie om de storing te beoordelen en te.

Vanuit de Werkorder zelf kunnen we een afspraak maken door op Afspraak boeken te drukken. Field Service doet ons vervolgens een voorstel voor tijdslots waarop we de monteur kunnen inplannen. Door een tijdslot te selecteren en op te slaan staat de afspraak direct gepland in de agenda van de monteur.

Afspraken voor het uitvoeren van werkorders kunnen ook gepland worden in de Dispatcher Console. De Dispatcher Console is de plek waar afspraken en monteurs samenkomen. In de console zien we aan de linkerkant alle (gefilterde) afspraken. Aan de rechterkant zien we de zogenaamde ‘Gantt-chart’ die de ingeplande serviceafspraken weergeeft.

In de Dispatcher Console kunnen we afspraken intuïtief toewijzen aan een monteur door automatisch in te plannen. Field Service kijkt dan naar de belangrijkste criteria voor jouw organisatie, bijvoorbeeld: reistijd, werkuren en aanbevolen monteurs. Zodra je op de knop Planning klikt, plant Field Service de afspraak in bij een monteur die in aanmerking komt voor het werk.

Deze criteria worden bepaald door het planningsbeleid binnen de Dispatcher Console. Deze kun je zelf samenstellen of je kunt gebruik maken van een standaard planningsbeleid waarvan er 4 beschikbaar zijn:

• Customer First
• Emergency
• High Intensity
• Soft Boundaries.

Zo kun je kiezen voor ‘Customer First’. Field Service zal dan eerst kijken of de klant een voorkeursmonteur heeft en hierna reistijd zoveel mogelijk minimaliseren. Door een planningsbeleid te kiezen wat het beste bij je organisatie of de situatie past wordt een afspraak optimaal ingepland en voorzie je klanten en medewerkers van de best mogelijke ervaring.

In een volgende blog in deze serie gaan we in op de voordelen van de mobiele Field Service app. In de app moet tenslotte alle benodigde informatie voor de monteur beschikbaar zijn.

Heb je na het lezen van deze blog vragen over het plannen van afspraken of kunnen we je helpen met de implementatie of optimalisatie van Salesforce Field Service?
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!